Gestión documental

La gestión documental básica de _b first permite la estructuración de directorios de manera de dinámica, lo que facilita enormemente la labor de los operativos a la hora de catalogar toda la documentación que se genera a lo largo del ciclo de vida de la operación. Este mantenimiento combinado con los conectores de OCR o de Tareas Automatizadas forma una combinación que optimiza y automatiza de manera significativa todos los procesos de vinculación de documentos a las operaciones registradas en _b first.

El resultado de una Gestión Documental básica bien parametrizada es la vinculación de archivos manteniendo controlada la ubicación del archivo físico (algo esencial cuando la instalación comparte múltiples compañías) controlada en todo momento, para evitar errores de rutas que se pierden o archivos que desaparecen. Esta parametrización consta de 3 mantenimientos, que se rellenan por los key user con la asistencia del implantador si fuese necesaria, y una vez terminada la configuración el proceso será transparente para todos los usuarios.

Desde Bytemaster recomendamos que cualquier cambio o parametrización que se vaya a hacer sobre la gestión documental o sus referencias, se consulte con el implantador antes si no se está seguro de la estructura de la misma.

Departamentos de la gestión documental básica

Forma parte de la plantilla _b first, y estructura los distintos departamentos sobre los que trabajará nuestra instalación (Partidas y Expedientes de Dossier, Dossier de aduanas, Ofertas Puntuales…). Este mantenimiento nos permite limitar los mantenimientos donde posteriormente podrá vincular el usuario o los procedimientos y así tener mayor control. O por el contrario nos permitiría escalar el sistema si el proyecto lo requiere.

En este mantenimiento encontramos el campo Gestión Manual, que nos permite parametrizar si para el registro relacionado, el tipo de comentario podrá escogerse por el usuario final mediante una ventana emergente al arrastrar el archivo en los vínculos o vinculará automáticamente con el tipo de comentario indicado para ese registro.

Parametrización de la gestión documental básica

Es el mantenimiento principal de la gestión documental básica. Relaciona los departamentos definidos anteriormente con el tipo de comentario, división (compañía o delegación) y/o usuarios para los que estará accesible esa parametrización del documento con ese tipo de comentario. En este mantenimiento se define también la ruta. La verdadera potencia de esta funcionalidad reside en que se permite generar rutas dinámicas que carguen los valores concretos de cada registro al vincular, así podremos catalogar nuestros vínculos por datos como la referencia, la compañía, el mes o el año de manera automática. Esto se hace escribiendo la ruta e introduciendo el código de la referencia entre corchetes, por ejemplo “C:/directorio1/subdirectorio/[CodigoReferenciaDinámica]”. La gestión documental se encargaría de traducir esa referencia y situar el archivo donde le corresponda, creando el directorio si fuese necesario. Esto será totalmente transparente para el usuario final, no tiene que buscar rutas.

Referencias de la gestión documental básica

En este mantenimiento se definen las referencias personalizadas que se podrán utilizar en la parametrización. Se recomiendo consultar con el implantador las referencias que se quieren utilizar y crear. Existen algunas referencias por defecto que tiene el programa:

[REF] – Utiliza el código de la tabla sobre la que se está generando el vínculo. Por ejemplo, para el departamento Partidas de Transporte, esta referencia se traducirá en el código de la partida.

[YYYY] – Año de la fecha de alta del vínculo en formato YYYY. No es la fecha de negocio, ese debería ser una referencia personalizada bajo el criterio del key user.

[MM] – Mes de la fecha de alta del vínculo en formato YYYY. No es la fecha de negocio, ese debería ser una referencia personalizada bajo el criterio del key user.

 

Fecha última modificación: enero 22, 2025 por Juan Francisco Sánchez