Visión General

El presente documento contiene información detallada sobre todos los procesos de la gestión documental facturas de proveedor. El objetivo es proporcionar información sobre los procesos de distribución, revisión y aprobación de facturas, donde se explica con detalle los formularios y listas que intervienen durante el proceso.

Se elabora este documento para que pueda servir como base para trabajar internamente el proyecto.

Entorno

Criterios distribución

Opción de menú para el mantenimiento de los criterios de distribución, los cuales permiten la asignación de un usuario o grupo a las facturas introducidas en el sistema según el orden de búsqueda. Si existen reglas de asignación con el mismo orden de búsqueda se asignará reglas internas. El orden de las búsquedas internas es:

  1. Búsqueda por compañía, tipo tráfico.
  2. Búsqueda por compañía, tráfico.
  3. Búsqueda por compañía, entidad.
  4. Búsqueda por compañía, división.
  5. Búsqueda por compañía, división, tipo tráfico.
  6. Búsqueda por compañía, división, tráfico.
  7. Búsqueda por compañía, división, entidad.
  8. Búsqueda por compañía, división, entidad, tipo tráfico, tráfico.

Esta pantalla está diseñada para generar los criterios de distribución. El programa está orientado a la inserción de datos en tiempo reducido. Los campos que se definen en este mantenimiento son los siguientes:

División Compañía: Por defecto será la compañía a la que pertenece la división a la que está conectada el usuario.

Orden: Indica el valor para la orden de búsqueda.

División: Por defecto será la división a la que está conectada el usuario.

Tipo Tráfico: Se define el tipo de tráfico.

Tráfico: Se define el tráfico según el tipo de tráfico definido anteriormente.

Entidad: Se indica el proveedor de la factura

Implicados: Campo obligatorio en que se define a la persona implicada para la revisión y/o gestión de la factura. Con el botón de búsqueda se accede a la agenda de usuarios de _b first.

Usuarios

Opción de menú para el mantenimiento de los usuarios que interfieren en el flujo de trabajo de la factura.

Esta pantalla está diseñada para definir el usuario y su categoría. El programa está orientado a la inserción de datos en tiempo reducido. Los campos que se definen en este mantenimiento son los siguientes:

Nivel usuario: Se define el tipo de nivel que puede ser un usuario. La opción No significa que el usuario sólo podrá revisar facturas, mientras que la opción Sí será usuario que podrá supervisar.

Permisos de validación: Indicaremos si el usuario puede validar facturas en tratamiento, en caso que no, se le asignaran a otro usuario el cual será configurable por parametrización una vez validada por el usuario.

Notificación al asignar: Indicaremos si el usuario recibirá una notificación en el Home cuando se le asigne una factura.

Implicados: Se define al usuario. Con el botón de búsqueda se accede a la agenda de usuarios de _b first.

Con estos parámetros la aplicación de gestión de factura de proveedor reconoce que usuario de _b first es, para poder realizar todo el proceso de revisión y/o gestión mediante el flujo de trabajo.

Criterios de tratamiento automático

Opción de menú para el mantenimiento de los criterios de tratamiento automático. Los objetivos de los criterios de tratamiento automático son:

  1. Asignar conceptos por defecto.
  2. Gestión automática de facturas sin pasar por revisión.
  3. Reparto de importes por porcentajes en las líneas.

Antes de realizar los tres pasos anteriores se ha de cumplir ciertas condiciones de búsquedas internas. Se realizan todas las búsquedas indicadas a continuación y tiene prioridad la última encontrada sobre las anteriores.

  1. Búsqueda por tráfico, tipo tráfico.
  2. Búsqueda por entidad.
  3. Búsqueda por tráfico, entidad.
  4. Búsqueda por tipo tráfico, entidad.
  5. Búsqueda por división, entidad.
  6. Búsqueda por documento transporte, entidad.
  7. Búsqueda por documento transporte, división.
  8. Búsqueda por documento transporte, entidad, tráfico.
  9. Búsqueda por documento transporte, entidad, tipo tráfico.
  10. Búsqueda por documento transporte, entidad, división.
  11. Búsqueda por documento transporte, división, entidad, tráfico, tipo tráfico.

Pestaña “Factura”

División Compañía: Por defecto será la compañía a la que pertenece la división a la que está conectada el usuario.

División: Por defecto será la división a la que está conectada el usuario.

Tipo Tráfico: Se define el tipo de tráfico.

Tráfico: Se define el tráfico según el tipo de tráfico definido anteriormente.

Entidad: Se indica el proveedor de la factura.

Doc. Transporte: Campo de texto libre para indicar cualquier referencia para el tipo de factura de gestión automática que se está definiendo.

Concepto: Se indica el concepto al que se asocia la factura.

Gestión automática: Con este check se indica si la factura tendrá una gestión automática.

Pestaña “Detalle”

En esta pestaña se muestra el detalle de la factura seleccionada. En este detalle se especifican los datos relevantes de la factura:

División: Se indica la división a la que se le facturará.

Porcentaje reparto: Se indica el porcentaje que le corresponde a la división anteriormente indicada.

Centro Coste: Se indica el centro de coste al que se le imputa la factura.

Clatra: Se indica la clase de tráfico, Importación o Exportación.

Tráfico: Se indica el tráfico al que pertenece la factura.

Proyecto: Se indica el proyecto, si existe, al que pertenece la factura.

Persona: Se indica la persona responsable para el tratamiento automático de la factura que se está definiendo.

Criterios de aprobación

Opción de menú para el mantenimiento de criterios de la aprobación de la factura, dónde se define para una entidad el rango del importe de las facturas que serán supervisadas por diferentes niveles de usuarios.

Esta pantalla está diseñada para generar los criterios de la aprobación de la factura. El programa está orientado a la inserción de datos en tiempo reducido. Los campos que se definen en este mantenimiento son los siguientes:

División Compañía: Por defecto será la compañía a la que pertenece la división a la que está conectada el usuario.

División: Por defecto será la división a la que está conectada el usuario.

Tipo Tráfico: Se define el tipo de tráfico.

Tráfico: Se define el tráfico según el tipo de tráfico definido anteriormente.

Entidad: Se especifica la entidad de las que serán supervisadas sus facturas.

Para los campos Importe inicio e Importe final, se especifica el rango de los importes en los que se comprenderán las facturas de la entidad indicada.

Implicados: Se definen por niveles, los usuarios implicados para la revisión de las facturas de la entidad anteriormente indicada. En el caso de que para un nivel se definían varios usuarios implicados, la aprobación de la factura deberá ser realizada por cada uno de ellos. Con el botón de búsqueda se accede a la agenda de usuarios de _b first.

Criterios de supervisión aprobación

Opción de menú para el mantenimiento de los criterios de supervisión aprobación de la factura.

Esta pantalla está diseñada para definir los criterios de la supervisión para la aprobación de la factura. El programa está orientado a la inserción de datos en tiempo reducido. Los campos que se definen en este mantenimiento son los siguientes:

Implicado: Campo obligatorio en que se define a la persona implicada para la aprobación de la factura. Con el botón de búsqueda se accede a la agenda de usuarios de _b first.

Horas notificación: Se indica el máximo de horas que tendrá el usuario Implicado para aprobar la factura. Superado el máximo de horas, la factura se asigna al usuario definido cómo Implicado asignación, y se genera un mensaje en el área de notificaciones del usuario Implicado.

Implicado asignación: Se indica el usuario que recibirá la factura no aprobada por el usuario Implicado pasadas las horas indicadas en el campo anterior.

Horas asignación: Se indica el máximo de horas que tendrá el usuario Implicado Asignación para aprobar la factura. A partir de las horas indicadas, se generará un mensaje en su área de notificaciones.

Criterios de supervisión tratamiento

Opción de menú para el mantenimiento de los criterios de supervisión de la factura. El objetivo de este mantenimiento, es la asignación de usuarios de tipo Revisión para la gestión de las facturas.

Los campos que se definen en este mantenimiento son los siguientes:

Implicado: Campo obligatorio en que se define a la persona implicada para el tratamiento de la factura. Con el botón de búsqueda se accede a la agenda de usuarios de _b first.

Horas notificación: Se indica el máximo de horas que tendrá el usuario Implicado para gestionar la factura. Superado el máximo de horas, la factura se asigna al usuario definido cómo Implicado asignación, y se genera un mensaje en el área de notificaciones del usuario Implicado.

Implicado asignación: Se indica el usuario que recibirá la factura no aprobada por el usuario Implicado pasadas las horas indicadas en el campo anterior.

Horas asignación: Se indica el máximo de horas que tendrá el usuario Implicado Asignación para gestionar la factura. A partir de las horas indicadas, se generará un mensaje en su área de notificaciones.

Verificación

Opción de menú dónde se ejecutará un proceso integrado en _b first para la generación de los ficheros de factura.

En esta opción de menú el programa se conecta al servicio externo, previamente configurado, para descargarse e integrar las facturas a _b first.

Todas las facturas que en el proceso hayan fallado por falta de algún dato pasarán a ser revisadas desde la opción de menú Revisión, el resto estarán en buzón de entrada de la opción de menú Tratamiento.

Revisión

Opción de menú dónde se corregirán las facturas que han sufrido error en el proceso de Verificación, por no contener datos en alguno de los campos obligatorios.

Esta pantalla está diseñada para la revisión de las facturas con error. La pantalla está divida en tres partes.

En la parte de la izquierda se muestra el listado de las facturas que deben ser revisadas agrupadas entre las que están repetidas, indicando en qué situación se encuentra la factura ya registrada anteriormente en el sistema, y las incompletas de las cuales se muestra en rojo los campos obligatorios y no informados.

En la parte central se muestra el archivo en PDF de la factura seleccionada en el marco izquierdo. Finalmente, en la parte de la derecha, se muestra la factura interpretada, dónde se pueden rectificar los campos que presentan error o falta de información, marcados en rojo, o modificar los campos que no se correspondan con la factura interpretada.

Doc. Transporte: Campo de texto libre para indicar cualquier referencia para la factura que se está revisando.

Factura repetida: Se mostrará activado cuándo la factura seleccionada este repetida.

Restablecer: Se restablecen los datos de origen grabado en base de datos.

Seguimiento: Muestra el seguimiento de la factura desde el proceso de integración de facturas hasta su aprobación y gestión en _b first.

Eliminar: Se borrará la factura del listado de las facturas a revisar.

Tratamiento

Opción de menú dónde se tratarán las facturas.

Esta pantalla está diseñada para el tratamiento de las facturas. La pantalla está divida en tres partes. En la parte de la izquierda se visualizan las facturas que el usuario conectado tiene en su buzón para ser gestionadas. El buzón de facturas está divido en cuatro grupos dependiendo de la fecha de alta de la factura y del estado. En la vista Retenidas se muestran aquellas facturas que se encuentran en estado ‘En distribución’, independientemente de la fecha. En las demás, se muestran las facturas pendientes. Las vistas son las siguientes:

  1. Semana actual.
  2. Semana pasada.
  3. Anterior a 15 días.
  4. Retenidas.

En la parte central se muestra el archivo en PDF de la factura seleccionada en el marco izquierdo. Finalmente, en la parte de la derecha, se muestra la factura interpretada.

Pestaña “Facturas”

Se muestran todos los datos de la cabecera de la factura. Está pestaña permite cuatro opciones para la factura:

Botón devolución: Se devuelve la factura al emisor por falta de datos para su gestión. Se abre una nueva pantalla en la que se escoge el motivo de devolución, un campo para indicar el mail del proveedor, que recibirá la factura pdf devuelta, y un campo observaciones.

Botón restablecer: Se restauran los datos de la factura a la última grabación de los datos de la misma en la base de datos.

Reenvío de factura: Se asignará la factura seleccionada, a otro usuario especificando el motivo de reenvío.

Para realizar un reenvío de una factura se debe de seleccionar la factura que se quiere reenviar e indicar el usuario o grupo. Se ha de considerar los siguientes puntos como obligatorios:

  1. Se ha de especificar un motivo por el cual se reasigna al nuevo usuario o grupo.
  2. Se ha de especificar usuario o grupo.

Seguimiento: Muestra el seguimiento de la factura desde el inicio en el proceso de integración de facturas.

Botón Validar: Después de haber asociado las líneas de detalle a la factura, se valida para su posterior aprobación.

Diferencias: Permite ver, agrupando por documento de transporte, los importes que hay en GDFP, y los importes de las previsiones asignadas a la factura, de este modo se podrán localizar las diferencias de importes con más facilidad.

Pestaña “Líneas”

En esta pestaña se desglosan los conceptos de las líneas de la factura.

Existen tres modos de insertar las líneas de la factura:

Proveedor: Se crean las líneas de la factura, insertando nuevos registros. La suma de todos los conceptos que se inserten debe coincidir con el total de la factura, detallado en la pestaña anterior.

Departamento: Se crean las líneas de la factura, insertando nuevos registros vinculados a objetos de _b first como partidas, expedientes, dossier aduanas, etc. La suma de todos los conceptos que se inserten debe coincidir con el total de la factura, detallado en la pestaña anterior.

Previsiones: Se absorben previsiones ya definidas en el sistema en el momento de generar partidas y/o expedientes. Mediante una pantalla de selección se hace una consulta de las previsiones existentes.

Seleccionadas las posibles previsiones, se añaden a la factura. Si existe diferencia con el total de la factura se puede repartir a partes iguales entre las diferentes líneas de factura o cancelar la diferencia. Este funcionamiento es el mismo que el de facturación.

La opción agrupar línea permite la agrupación de varias líneas teniendo en cuenta los siguientes puntos:

  1. No se pueden agrupar líneas con retenciones IRPF diferentes.
  2. Es obligatorio especificar el tipo de impuesto.

Una vez añadidos los conceptos a la factura se valida mediante el botón de validación, y pasa a su Aprobación.

Aprobación

Opción de menú dónde se aprobarán las facturas. La funcionalidad de ésta pantalla es la misma que en el apartado explicado anteriormente en Tratamiento de facturas, teniendo en cuenta que sólo los perfiles de tipo Supervisor podrán modificar cualquier dato de la factura.

La estructura de la pantalla es la misma que en Tratamiento de facturas.

Si la factura es apta continúa con el proceso de aprobación. En este proceso se deben considerar los siguientes puntos esenciales:

  1. Revisa que todas las líneas estén confirmadas, en el caso que estén asignadas a diferentes usuarios.
  2. Revisa que los importes de las líneas coincidan con los importes de la cabecera.
  3. Controla los parámetros de revisión según el importe de la factura.
  4. En el caso de no entrar en el apartado 3, se evalúan los parámetros de control aleatorio para cualquier factura según condiciones.

Situación facturas

Opción de menú que muestra los estados de las facturas seleccionadas, mediante previa consulta.

Seleccionando cualquier registro, se accede a las pantallas de la gestión anteriormente explicadas, en función del estado de la factura.

Configuraciones requeridas

Para el mantenimiento de estas tres configuraciones, se generará en el menú de configuraciones de _b first.

Conexiones ficheros EDI

En este apartado se definirán las conexiones necesarias para la integración del módulo de Gestión de Facturas Proveedor con el sistema de información para la digitalización de documentos.

Tareas programadas

En esta pantalla se definirán las tareas automáticas que se ejecutarán con periodicidad. En el apartado de programación se definirán los días y a la hora que se desea ejecutar la tarea.

En el apartado Funciones se indica qué función ha de ser llamada para la ejecución de esta tarea.

Funciones

En este mantenimiento se definen las funciones de las tareas programadas.

Fecha última modificación: marzo 26, 2021 por