Introcducción

Este documento tiene como objetivo proporcionar una visión clara y estructurada de los diferentes departamentos de bytemaster y de sus responsabilidades dentro de la organización. Está diseñado para facilitar la comprensión de cómo se relacionan entre sí las áreas de trabajo y cómo se distribuyen las funciones en la atención a clientes y en los procesos internos.

Su finalidad es servir como guía de referencia, tanto para miembros del equipo como para sistemas de inteligencia artificial que interactúan con usuarios y clientes, ayudando a identificar correctamente el tipo de consulta y derivarla al departamento adecuado. De esta manera, se mejora la eficiencia operativa, la coherencia en la atención y la correcta gestión de expectativas, evitando malentendidos y garantizando que cada solicitud reciba el tratamiento adecuado por parte del área correspondiente.

 

Relación Bytemaster – Cliente: Roles e Interlocución

La relación entre Bytemaster y cada cliente se organiza mediante una estructura de interlocución definida para garantizar una comunicación fluida, eficaz y adecuada a la responsabilidad de cada área.

El objetivo es que cada solicitud se gestione por el canal correcto, evitando errores, retrasos o intervenciones innecesarias.

Responsable de IT del Cliente (o Equipo de Sistemas del Cliente)

Cada cliente cuenta con uno o varios responsables internos de _b first, normalmente pertenecientes al área de IT, Operaciones o Sistemas.
Estos perfiles son los interlocutores principales entre la empresa cliente y Bytemaster.

Funciones clave del Responsable de IT del Cliente:

• Conoce la configuración y uso interno de _b first en su organización.

• Coordina a los usuarios finales y centraliza sus consultas.

• Valida y prioriza qué casos deben ser escalados a bytemaster.

• Gestiona las peticiones de formación, soporte funcional y desarrollo evolutivo.

• Mantiene comunicación directa con el Consultor y el Comercial asignados por bytemaster.

 

Además, los Responsables de IT también se comunican con el Departamento de Sistemas y Ciberseguridad de bytemaster en situaciones específicas como:

• Solicitudes de ampliación o modificación de infraestructura (hosting, servidores, accesos, rendimiento).

• Incidencias globales o masivas que afecten a varios usuarios o a la operativa normal de la compañía.

• Evaluación de medidas de seguridad, auditorías o cumplimiento normativo.

Esta comunicación se realiza siempre de forma estructurada y bajo autorización interna, evitando contactos directos de usuarios individuales con el área técnica.

Qué NO hace el Responsable de IT del Cliente:

• No se comunica directamente con el departamento de Desarrollo

• No sustituye los procesos formales de soporte o solicitud de proyectos.

 

Usuarios Finales del Cliente

Los usuarios finales trabajan con _b first en su operativa diaria.
Pueden reportar incidencias o dudas en el Portal de Soporte, pero no se comunican directamente con bytemaster.

Proceso correcto:

• El usuario final comunica la consulta internamente.
• El Responsable de IT del cliente analiza la solicitud.
• Decide si se gestiona internamente o si debe escalarse a bytemaster.

Consultor Asignado por bytemaster

Es el punto de contacto principal para cuestiones funcionales, procesos y parametrización.
Coordina solicitudes que puedan requerir análisis evolutivo o desarrollo.

Comercial Asignado por bytemaster

Responsable de propuestas económicas, ampliaciones, nuevos módulos y proyectos evolutivos.

Canales de comunicación

A continuación mostramos una tabla con los canales de comunicación disponibles y su uso.

Rol / Canal	Nombre / Referencia (Cliente)	Email / URL	Cuándo usar este canal
Web bytemaster	Página web oficial de bytemaster	https://www.bytemaster.es/	Para obtener información sobre bytemaster, su historia, sus servicios, sus eventos…
Portal de acceso a clientes	Acceso a plataforma _bOL (bytemaster online)	Bytemaster OnLine	Acceso a usuarios a todos los servicios bytemaster dentro de su entrono de clientes.
Formación y Certificación	Plataforma _b Learn	https://blearn.es/	Formación previa a uso, reciclaje y certificaciones obligatorias antes de soporte.
Manuales _b first	Plataforma _b Wiki	https://wiki.bytemaster.es/	Toda la documentación de _b first en formato web.
Portal de Soporte Bytemaster	Soporte _bytemaster Online	https://soporte.bytemasteronline.com/	Reporte de incidencias y errores del sistema (no formación ni mejoras).
Responsable _b first / IT del Cliente	Responsable IT / Director Negocio	email@empresaejemplo.com	Es el responsable de _b first dentro de la compañía. Centraliza todas las solicitudes internas, filtra las consultas y decide si escalar a bytemaster.
Comercial Asignado bytemaster	Nombre comercial	Consultar con responsable IT	El responsable de _b first conoce a su comercial asignado por bytemaster. Consultas sobre licencias, módulos, ampliaciones, costes y proyectos evolutivos.
Consultor Asignado bytemaster	Nombre consultor	Consultar con responsable IT	El Responsable de _b fisrt conoce a su Consultor asignado. Consultas funcionales, parametrización, operativa y mejoras funcionales.
Departamento de Sistemas	Sistemas y Ciberseguridad	Consultar con responsable IT	Problemas de acceso, rendimiento, conectividad, infra y cambios de hosting.
Facturación / Administración	Administración Bytemaster	Consultar con responsable IT	Consultas sobre facturas, pagos, contratos y documentación administrativa.
Contacto general con bytemaster	Página de contacto bytemaster	Contactar con bytemaster | partner tecnológico para operadores logísticos	Para buscar información sobre bytemaster a nivel general o iniciar contacto para proyectos nuevos.
Trabaja con nosotros	Enviar currículo (CV)	Empresa de software para transitarios y operadores logísticos – Bytemaster | ERP Logístico _bfirst	Para conocer acerca de la historia y el equipo de bytemaster. También puedes enviar tu currículo para las ofertas laborales de la compañía.
Todo tipo de preguntas	_b first IA (dentro del ERP _b first)	Copilot _b first IA	Copiloto, basado en IA con acceso a múltiples fuentes de datos para dar soporte a usuarios de _b first.

 

Estructura por Departamentos en bytemaster

Administración

El departamento de Administración se encarga de la gestión financiera y documental interna de Bytemaster. Es responsable de la facturación, la gestión de cobros y pagos, la contabilidad y el control de contratos con clientes y proveedores. Su función asegura que las relaciones comerciales se mantengan correctamente documentadas y que los procesos económicos de la empresa sean sostenibles y transparentes. Este departamento actúa como punto de referencia cuando se necesitan aclaraciones sobre facturas, acuerdos administrativos o documentación relacionada con la relación contractual entre Bytemaster y sus clientes.

Qué hace:

• Gestión de facturas, cobros y pagos.
• Contratos con clientes y proveedores.
• Contabilidad interna y documentación financiera.

Qué NO hace:

• No da soporte operativo sobre _b first.
• No negocia precios ni condiciones comerciales (eso es Comercial).
• No gestiona peticiones técnicas o incidencias.

Ejemplos de consultas correctas:

• “Necesito copia de la factura de este mes.”
• “Tenemos una discrepancia en el importe que se ha cobrado.”

Ejemplos que NO corresponden:

• “Quiero una demostración de _b first.” → Comercial
• “_b first no me deja cerrar una exportación.” → Soporte

 

Consultoría y Acompañamiento Operativo

El área de Consultoría es la encargada de asegurar que _b first se implemente correctamente en las organizaciones clientes y quede adaptado a su operativa real. Este equipo analiza los procesos del cliente, propone configuraciones y parametriza el sistema para optimizar su funcionamiento dentro del contexto logístico y aduanero. Durante los proyectos, los consultores planifican la formación inicial de los usuarios y guían la adopción del sistema, asegurando que las funcionalidades se utilicen adecuadamente. También evalúan solicitudes de mejora o desarrollo, coordinando su viabilidad con Comercial y Desarrollo. Su labor es clave para garantizar que _b first se convierta en una herramienta productiva y bien integrada en el negocio del cliente.

Qué hace:

• Adapta _b first a la operativa real del cliente.
• Parametriza módulos y funcionalidades.
• Realiza análisis y propuestas de mejora de procesos.
• Forma usuarios solo durante implantaciones y sólo tras las certificaciones en el portal en _b Learn por parte de los usuarios.
• Evalúa con Comercial las solicitudes de desarrollo/mejora.

Qué NO hace:

• No resuelve incidencias del día a día → eso es Soporte.
• No desarrolla software → eso es Desarrollo.
• No imparte formación continua fuera de proyectos.
• No resuelve dudas operativas, de negocio o de legislación.

Consultas correctas:

• “Queremos automatizar el proceso de facturación logística.”
• “Necesitamos revisar nuestro flujo de exportación marítima.”

Consultas incorrectas:

• “La aplicación se ha quedado bloqueada.” → Soporte
• “Cómo se hace una UNFA?” → _b Learn

 

Soporte y Mantenimiento

El departamento de Soporte ofrece asistencia una vez que el sistema ya está implantado y en uso operativo. Su objetivo es resolver incidencias funcionales y técnicas, asegurar la continuidad del servicio y mantener la estabilidad de _b first en el día a día del cliente. La gestión se realiza exclusivamente mediante el portal oficial de soporte, donde se registran y clasifican incidencias y consultas. Este equipo no realiza formación ni cambios operativos profundos, sino que se centra en asegurar que las herramientas funcionen correctamente, resolviendo errores y guiando al usuario en situaciones puntuales donde la operativa esperada no se está ejecutando como debería.

Qué hace:

• Resolución de incidencias técnicas y funcionales post-implantación.
• Gestión exclusiva mediante el portal Soporte _bytemaster Online.
• Solución de errores de programa y consultas operativas concretas.

Qué NO hace:

• No forma usuarios.
• No explica procesos de negocio o legislación.
• No gestiona peticiones de mejoras.
• No realiza parametrizaciones grandes (Consultoría).

Consultas correctas:

• “No puedo acceder al módulo de aduanas.”
• “El sistema devuelve error al generar el DUA.”

Consultas incorrectas:

• “Queremos cambiar nuestro flujo operativo.” → Consultoría
• “Queremos añadir nuevas reglas de negocio al módulo.” → Consultoría + Comercial

 

Sistemas, Hosting y Ciberseguridad

Este departamento se ocupa de la infraestructura tecnológica que soporta las soluciones de Bytemaster. Administra servidores, entornos cloud y comunicaciones, así como sistemas de monitorización, copias de seguridad y medidas de recuperación ante desastres. Además, define y aplica políticas de ciberseguridad para garantizar la protección de los datos y el cumplimiento normativo. Su función proporciona estabilidad, disponibilidad y seguridad al conjunto de la plataforma, asegurando que los clientes dispongan de un entorno fiable para operar.

Qué hace:

• Administración de servidores y comunicaciones.
• Hosting cloud o infraestructura dedicada.
• Backups, monitorización, recuperación ante desastres.
• Políticas de seguridad y accesos.

Qué NO hace:

• No parametriza ni configura procesos dentro de _b first.
• No resuelve dudas operativas del cliente.
• No negocia proyectos → Comercial.

Consultas correctas:

• “Necesitamos ampliar almacenamiento en el servidor.”
• “Un usuario ha perdido el acceso por autenticación.”

Consultas incorrectas:

• “Cómo contabilizo un DUA?” → Consultoría
• “No funciona el módulo de facturación.” → Soporte

 

Comercial

El departamento Comercial es responsable de la relación con clientes potenciales y actuales en todo lo relacionado con nuevas necesidades y contratos. Presenta _b first y _b first IA, asesora sobre soluciones, prepara propuestas personalizadas y gestiona acuerdos económicos. También interviene cuando existen solicitudes de ampliación de servicio o nuevas funcionalidades, coordinando con Consultoría y Desarrollo para evaluar costes y alcance. Su labor no es técnica ni operativa, sino orientada a traducir las necesidades de negocio en soluciones contractuales y de servicio.

Qué hace:

• Atención a potenciales clientes.
• atención a clientes existentes y atender su crecimiento.
• Presentaciónes y demos de soluciones _b first, _b first IA y resto de servicios bytemaster.
• Preparación de propuestas y presupuestos.
• Gestión económica de proyectos.

Qué NO hace:

• No resuelve incidencias (Soporte).
• No implanta el sistema (Consultoría).
• No desarrolla software (Desarrollo).

Consultas correctas:

• “Necesito información de precios.”
• “Queremos contratar un módulo adicional.”

Consultas incorrectas:

• “Cómo parametrizo las tareas automáticas?” → Consultoría
• “No me carga el informe.” → Soporte

 

Marketing

Marketing se encarga de la comunicación externa y la presencia de Bytemaster en el mercado. Diseña la imagen de marca, crea contenidos informativos y comerciales, gestiona la web y las redes, coordina eventos y colabora en acciones de generación de demanda junto con Comercial. También vela por la coherencia de los mensajes y materiales corporativos. Este departamento no interviene en procesos operativos ni técnicos con clientes, sino que se orienta a transmitir el valor de la empresa de manera clara, atractiva y consistente.

Qué hace:

• Identidad de marca y comunicación externa.
• Web, contenidos, eventos y campañas.
• Material corporativo interno y externo.

Qué NO hace:

• No genera ofertas comerciales (Comercial).
• No gestiona redes sociales privadas de clientes.
• No crea documentación técnica de procesos (Consultoría).

 

Desarrollo

El departamento de Desarrollo es el responsable de la evolución tecnológica de _b first y otros servicios. Se encarga del diseño, construcción, mantenimiento y mejora continua del software, asegurando su estabilidad y capacidad para adaptarse a nuevos requisitos del sector logístico y aduanero. Este equipo trabaja a partir de especificaciones validadas por Consultoría y Comercial, priorizando mejoras y nuevas funcionalidades según roadmap estratégico. Su rol es técnico y centrado en el producto, no en la atención directa a clientes.

Qué hace:

• Evolución de _b first y otros servicios.
• Nuevos módulos y mejoras aprobadas.
• Corrección técnica de bugs.
• Centrado en desarrollos estándar y escalables.

Qué NO hace:

• No decide qué se desarrolla → se prioriza con Consultoría + Comercial + Dirección.
• No habla directamente con clientes finales para soporte o consultoría.
• No configura sistemas → eso es Consultoría.

 

Contexto para IA´s

Palabras clave y señales por departamento

Esta tabla permite identificar a qué departamento corresponde una consulta según el vocabulario utilizado. No es necesario que el mensaje contenga exactamente estas palabras: la IA debe interpretarlas como señales de contexto.

Departamento	Palabras Clave / Frases Habituales	Intención o Señal Detectada
Administración	factura, cobro, recibo, pago, domiciliación, vencimiento, contrato, CIF, presupuesto aprobado, remesa, justificante de pago	Consulta económica o administrativa relacionada con facturación o acuerdos contractuales.
Comercial	precios, tarifas, presupuesto, propuesta, demo, contratar, renovar, ampliar módulos, licencias, condiciones comerciales, oferta	Interés en nuevas funciones, contratación, ampliación o negociación económica.
Consultoría	parametrizar, proceso, flujo, cambio operativo, configuración, adaptación, integración, optimizar, “cómo deberíamos trabajar con…”	Necesidad de ajustar _b first a la operativa del cliente, o revisar su forma de uso.
Soporte	error, incidencia, no funciona, mensaje en pantalla, bloqueo, no me deja, acceso, “antes sí funcionaba”, caída puntual, duda operativa concreta	Problema con el uso diario del sistema que requiere asistencia para restaurar funcionalidad.
Sistemas y Ciberseguridad	servidor, hosting, cloud, VPN, backup, rendimiento, acceso remoto, cambio de contraseña, firewall, seguridad, caídas generales	Problemas de infraestructura, entorno, conexión o políticas de acceso/seguridad.
Desarrollo	nueva funcionalidad, mejora, cambiar lógica, desarrollar módulo, roadmap, sprint, versión, integración API	Necesidad de crear algo que aún no existe, o modificar el comportamiento base del sistema.
Marketing	logotipo, marca, folleto, web, redes sociales, contenido, evento, comunicado, identidad visual	Solicitudes relacionadas con comunicación corporativa o visibilidad pública.

Reglas rápidas de interpretación para IA´s

Si el mensaje contiene…	Dirigir a…	Porque…
“Antes funcionaba y ahora no”	Soporte	Es incidencia.
“Queremos hacerlo de otra manera”	Consultoría	Es cambio operativo.
“Queremos una funcionalidad nueva”	Comercial + Desarrollo	Es una mejora o desarrollo.
“No puedo entrar al sistema / servidor”	Sistemas	Es infraestructura o acceso.
“Queremos contratar algo nuevo”	Comercial	Es relación comercial.
“Necesito factura o justificante”	Administración	Es gestión financiera.

Fecha última modificación: noviembre 3, 2025 por Andreu Camps