Visión General

_b first es una solución logística global que abarca un conjunto de pantallas y aplicaciones que se manejan de forma centralizada desde un único punto. Para acceder, únicamente se deberá hacer doble clic sobre el acceso directo del escritorio.

Estructura

Sección de inicio

Al abrir _b first se encontrará con la pantalla de inicio, que a su vez es una de las opciones del Menú. La barra de menú está situada a la izquierda de la aplicación y estará siempre visible.

La pantalla de inicio consta de los siguientes elementos:

Búsqueda de elementos y registros de _b first:

Permite realizar 2 tipos de búsquedas, la primera es sobre las pantallas, informes u otros elementos de _b first (según se va escribiendo, se muestran los diferentes elementos que coinciden con los caracteres introducidos). Si se desplaza sobre los resultados, se mostrará en la parte superior la ruta donde se encuentra disponible la opción.

En la parte derecha se muestra un icono en forma de estrella, que permite añadir la opción buscada directamente a Favoritos.

La segunda es sobre algunos registros generados (Números de Partidas (Referencia cliente, Referencia corresponsal), Expedientes (MAWB), Dossier (DUA), Acciones comerciales, Ofertas, Entidades (código y descripción), HAWB, Movimientos logística, Movimientos de almacén transitario, Contenedores, Albaranes de Distribución, Facturas propias y de Proveedor).

Para abrir el elemento deseado, se deberá seleccionar y pulsar la tecla “Enter”.

Accesos directos. Permite el cambio de idioma, de división y de usuario, además de alternar la vista de notificaciones o actividad reciente.

Cambio de división:

     

Cambio de idioma:

Cambio de usuario:

Notificaciones / Actividad reciente

Región en la que se muestran las notificaciones pendientes del usuario y la actividad reciente. Se podrá acceder a la visibilidad de cada elemento desde los accesos directos correspondientes.

  • Notificaciones. _b first cuenta con controles configurables que generan avisos automáticos para ciertos usuarios. Estos avisos pueden ser inconsistencias de datos, controles financieros, incidencias aduaneras, cambios en operaciones, etc. En esta región se podrán visualizar, marcar como leídas, reasignar a otro usuario del sistema o, haciendo doble clic, abrir el elemento en cuestión sobre el que se alerta.

 

 

 

 

  • Actividad reciente. Listado con los últimos 50 elementos editados / creados por el usuario. Haciendo doble clic se abrirá el elemento en cuestión.

 Sección de favoritos

La segunda de las opciones de menú mostrará los elementos que han sido marcados por el usuario como favoritos. Al comenzar a utilizar _b first esta sección está vacía. Para añadir elementos a este menú, basta con hacer clic sobre los tres puntos (“…”) a la derecha del elemento de menú que se desee y, en el menú contextual que aparecerá, hacer clic sobre “Añadir a favoritos”.

De forma análoga, para quitar un elemento de favoritos, se deberá seguir los mismos pasos desde la opción “Favoritos”.

 Resto de elementos de menú

Los otros elementos de menú se corresponden con las categorías estándar de _b first y opciones personalizables para cada instalación y/o usuario. La organización estándar incluye un submenú y agrupadores para categorizar los diferentes elementos de _b first. Esta organización es totalmente configurable por instalación y/o usuario a través del menú configuración, accesible sólo a usuarios administradores.

Para una mejor visualización, hay elementos que aparecen ocultos. Si se desea consultar todos los elementos disponibles se deberá hacer clic sobre el icono del ojo que aparece en el nombre del submenú cuando el ratón se sitúa sobre el mismo.

Estructura general de pantallas

Cuando se abre un elemento del menú, éste queda alojado en el centro de la pantalla, apareciendo la cinta de opciones y herramientas en la parte superior izquierda, que se verán en profundidad más adelante en este mismo documento.

Asimismo, en la parte inferior se indican el entorno y división a los que está conectado el usuario, junto con su nombre, las notificaciones pendientes y las pantallas que tiene abiertas en ese momento.

Haciendo clic en una de las pantallas activas, hará que se sitúe en primer plano sustituyendo a la pantalla actual. Otra manera de alternar entre pantallas que estén abiertas es presionando las teclas “Control + Tabulador”.

De esta manera aparecerá una pantalla en la que se pueden ver qué ventanas están actualmente abiertas y se muestra una vista previa de las mismas. Esta pantalla permanecerá visible mientras se siga apretando la tecla “Control” y, o bien pulsando repetidamente tabulador o con el ratón, se podrá seleccionar una de las pantallas abiertas para que aparezca en primer plano al soltar la tecla “Control”.

Barra de herramientas, cinta de opciones y teclas rápidas

Cuando se abre una pantalla dentro de _b first, se revelan las herramientas y opciones asociadas a la misma, siendo visibles en la parte superior izquierda de la pantalla.

Barra de herramientas

Contiene las opciones generales a todas las pantallas, aunque en algunos casos, pueden aparecer deshabilitadas:

  • “Abrir” (icono carpeta) muestra la pantalla de búsqueda en la que se podrá filtrar los elementos que se deseen visualizar en la pantalla principal. La tecla de acceso rápido para esta opción es “F3”.
  • “Guardar” (icono disquete) permite salvar los cambios realizados en la base de datos. La tecla de acceso rápido para esta opción es “F2”.
  • “Insertar” (icono flecha azul) creará un nuevo registro en la tabla seleccionada en el momento de hacer clic en esta herramienta. La tecla de acceso rápido para esta opción es “Insertar”.
  • “Borrar” (icono equis roja) elimina el registro seleccionado. La tecla de acceso rápido para esta opción es “Suprimir”.

Otra manera rápida de navegar por estas opciones es a través de la tecla “Alt” y un número, el asociado a cada una de las opciones. Al pulsar “Alt” se hacen visibles los números asociados a cada una de las opciones, por lo que al pulsar en el teclado el número correspondiente, se ejecutará la opción asociada.

Cinta de opciones

En este elemento se incluyen las opciones propias de la pantalla en la que se está interactuando. Por defecto, esta cinta aparece minimizada, mostrando tan solo las diferentes pestañas disponibles (como máximo, cuatro: “Inicio”, “Opciones”, “Informes” e “Informes formularios”). Para ver el contenido, bastará con hacer clic sobre la opción deseada y, en caso de querer que la cinta de opciones aparezca desplegada, el doble clic de ratón hace que ésta muestre su contenido de forma permanente. Otro doble clic hace que vuelva a su situación original.

Al igual que la barra de herramientas, se puede navegar apretando la tecla “Alt”, momento en el que aparecerán las diferentes teclas asociadas a cada pestaña.

Una vez que se pulse la letra deseada, se desplegará la cinta (si estuviese plegada) y se mostrarán las diferentes opciones, cada una con su tecla rápida asociada.

En la cinta pueden aparecer diferentes elementos:

  • Agrupadores: Definen zonas para agrupar los elementos de las cintas.
  • Elementos: Las diferentes opciones de cada pantalla.
  • Desplegable de elementos: Muestra los elementos ocultos dentro de ese agrupador.
  • Desplegable de agrupadores: Muestra los agrupadores y sus elementos ocultos.

Existe la opción de que el usuario se personalice su barra de herramientas con los accesos rápidos a las opciones o informes propios de cada pantalla.

Para subir una opción/informe a la barra de herramientas, se seleccionará el elemento en la pestaña de Opciones/Informes/Informes formularios, y con el botón derecho del mouse se aceptará la opción Add to Quick Access Toolbar.

Por otra parte, para quitar una opción/informe de la barra de herramientas se escogerá el elemento y una vez sombreado, con el botón derecho del mouse se aceptará la opción Remove from Quick Access Toolbar.

La primera de las pestañas, “Inicio”, contiene opciones generales para las pantallas. Se analizará en profundidad la operatoria general más adelante en este mismo documento.

La pestaña “Opciones” contiene las diferentes funcionalidades disponibles para el elemento en el que se esté trabajando, mientras que las otras dos pestañas muestran los diferentes informes de dicho elemento.

 

Teclas rápidas / Teclas de función

Dentro de _b first existen una serie de teclas rápidas que permiten abrir opciones o ejecutar acciones desde el teclado, sin necesidad de utilizar el ratón. Son las siguientes.

  • “F1”: Abre el menú “FAQ”, de preguntas frecuentes.
  • “F2”: Guarda los cambios realizados en la pantalla actual.
  • “F3”: Abre la pantalla de búsqueda de registros asociada a la pantalla actual.
  • “F4” o “Control + Suprimir”: Borra el registro seleccionado.
  • “F5” abre la pantalla asociada al campo donde esté situado el foco / el campo que se esté editando en ese momento.
  • “F6” realiza una búsqueda de registros del tipo del campo donde esté situado el foco / el campo que se esté editando en ese momento.
  • “F7” Nuevo.
  • “F9” Desde el campo «código», habilita el campo «descripción» para poder hacer una búsqueda que permite textos mas largos.
  • “F10” abre la pantalla de comentarios.
  • “F11” abre la pantalla de vínculos.
  • “F12” cierra la pantalla actual.
  • “Insert” crea un nuevo registro en blanco.
  • “Control + P” Imprime.
  • Control + Y” Información de formulario.
  • “Control + I” inserta detalle de un registro.
  • Control + R” Refrescar registros.
  • “Control + F5” abre la pantalla asociada al campo donde está situado el foco/campo que se está editando en ese momento, creando un registro en blanco. Al guardar y cerrar esta pantalla, el campo inicialmente seleccionado se auto rellenará con el valor creado.
  • “Control + F6” alterna entre las diferentes ventanas abiertas.
  • “Control + F8” muestra los registros vinculados al actual.
  • “Control + F9” Abre la pantalla de notificaciones.
  • Control + F10” Comentarios por campo.
  • Shift + F10” Comentarios entidades.
  • “Control + F11” abre una pequeña pantalla en la que se puede ver la información de creación y modificación del registro seleccionado.

Pantallas de _b first

Las principales pantallas de _b first están distribuidas con una tabla o ‘Grid’ cuyas celdas no son editables en la parte inferior de la pantalla.

En ella se muestran todos los registros seleccionados para trabajar sobre ellos. De todos estos elementos, el que esté seleccionado mostrará su información desglosada en la parte superior de la pantalla, donde podrá ser editada salvo en los campos que estén bloqueados (en color distinto al blanco).

Al ir cambiando la selección en la tabla, se pasará a mostrar los datos de la nueva selección.

Otro tipo de pantallas que presenta _b first son aquellas que contienen pocos campos. Estas pantallas constan de la ‘Grid’, la cual permitirá modificar sus datos de forma directa.

Por último, _b first cuenta con una serie de pantallas que muestran una gran cantidad de información en ‘Grids’ diferentes de la ‘Grid’ principal de esa pantalla. Para diferenciarlas claramente, la información se reparte por diversas pestañas y la ‘Grid’ principal se situará en primera posición.

En todas las pantallas se puede desplazar el foco (el campo que está activo y que se editará) utilizando la tecla “Tabulador”.

Las pantallas sirven para trabajar con una o más tablas relacionadas de datos y, en algunos casos, existen ciertos campos que deben ser indicados obligatoriamente, en este caso aparecerá al lado de la etiqueta un “*”. No se podrá guardar ningún registro que no tenga cumplimentados todos sus campos obligatorios.

En ocasiones, algunos campos hacen referencia a otras tablas relacionadas de datos. En estas situaciones, las etiquetas aparecen subrayadas. Con la tecla rápida “F5” se abre la pantalla asociada a ese campo subrayado y con “F6”, la pantalla de búsqueda asociada.

Operaciones comunes

En la cinta de opciones, en la pestaña “Inicio”, se encuentran las operaciones comunes a todas las pantallas de _b first, aunque en ciertas ocasiones algunas de estas operaciones se encontrarán inhabilitadas.

  • Nuevo: Devuelve la pantalla a su estado inicial (si hubiese algún registro cargado, se dejará de mostrar).
  • Abrir: Abre la pantalla de búsqueda asociada a la pantalla actual.
  • Guardar: Salva los registros en la base de datos.
  • Imprimir.
  • Exportar configuración: Muestra los detalles de los campos de la pantalla.
  • Traducir pantalla: Permite editar la traducción de las etiquetas de la pantalla.
  • Cerrar.
  • Insertar registro: Crea un nuevo registro vacío.
  • Eliminar: Elimina el registro.
  • Deshacer: Cancela la última acción.
  • Funciones del portapapeles.
  • Importar Excel: A través de esta opción se pueden importar los datos de un Excel con el mismo formato de columnas que las del formulario.
  • Comentarios y vínculos: Todos los registros de _b first pueden llevar asociados comentarios y vínculos. Esta opción abre el formulario en el que se pueden consultar ambos. (Explicado con detalle más adelante.)
  • Vínculos: Abre un formulario reducido de consulta de vínculos asociados a un registro. (Explicado con detalle más adelante.)

Numeradores

La mayoría de registros de _b first necesitan un código único para su identificación y numeración (como, por ejemplo, las facturas). La manera de numerar consiste en hacer clic sobre el botón punteado al lado del campo código.

Esto generará un código para ese registro siguiendo la nomenclatura establecida.

Otras de las funciones de dicho botón la encontramos en las pantallas donde tenemos expedidor y destinatario.

Al indicar los datos del expedidor, si le pulsamos en el botón punteado, a continuación del campo destinatario, se abre una pantalla de búsqueda donde nos indicara las entidades/empresas que contienen una relación de departamentos respecto a envíos anteriores con dicha entidad indicada en el expedidor. Viceversa también es posible este proceso indicado.

Búsquedas dentro de las pantallas

Al abrir una pantalla no hay ningún registro cargado por lo que, para interactuar con los registros, primero se deberá seleccionar los que se desee.

Para ello, se abre (a través del icono carpeta en la barra de herramientas, de ese mismo icono en la cinta de opciones pestaña “Inicio” o mediante la tecla rápida F3) la pantalla de consulta asociada a la pantalla donde se encuentre el usuario.

Esta pantalla mostrará los campos propios de la pantalla origen y, lo que se introduzca en ellos, servirá para realizar la búsqueda. Los resultados de esta búsqueda se mostrarán en la parte inferior de la pantalla.

Por ejemplo, si se desea buscar todos los códigos postales del país con código “ES”, se introducirá este código en el campo país (o una combinación de diferentes códigos en diferentes campos) y se hará clic en el botón “OK” para que la aplicación encuentre los resultados, que presentará paginados de cincuenta en cincuenta y que podrán verse utilizando las flechas bajo el botón “OK”.

Va a la última de las páginas.

Página siguiente (“Control + S”).

Página anterior (“Control + A”).

Va a la primera página.

Si se desea que aparezcan todos los registros sin paginar, se puede activar el campo “Acumular”.

Una vez seleccionados los registros deseados (o todos a través del botón “Sel. Todo”), se pueden trasladar para su tratamiento a la pantalla principal haciendo clic en el botón “Aceptar”.

Consultas complejas

Comodín: Se utiliza el asterisco para buscar un conjunto de datos más amplio.

Ejemplo: R*ESGO -> Los valores encontrados empiezan por ‘R’ y terminan en ‘ESGO’

Comodín: Se utilizará el guion bajo para buscar un conjunto de datos más reducido.

Ejemplo: R_ESGO -> Los valores encontrados son del patrón, donde la segunda posición será cualquier carácter.

Diferentes valores posibles para un mismo campo: Para indicar varios valores para un mismo campo lo haremos escribiendo los valores entre paréntesis y separados por comas.

Ejemplo: (19,32,45), (A,B), (01/01/2000,12/12/2002)

Excluir valores para un mismo campo: Para indicar valores no incluidos para un mismo campo lo haremos escribiendo los valores entre corchetes y separados por comas.

Ejemplo: [19,32,45], [A,B], [01/01/2000,12/12/2002]

Intervalo: Para realizar un intervalo escribiremos los dos valores separados por # Estos dos valores están incluidos en la búsqueda.

Ejemplo: 20#40 o 01/01/2000#12/12/2002

Campo nulo: IS NULL o =

Campo no nulo: IS NOT NULL o !=

Consultas combinadas

Para combinar más de una consulta, se deben introducir individualmente en la pantalla de búsqueda las diferentes combinaciones separadas por una pulsación de la tecla “Flecha hacia abajo” del teclado antes de pulsar sobre el botón “OK”.

Guardar búsquedas

En el caso de que se desee guardar una búsqueda concreta (por ser muy habitual o crítica, por ejemplo), se puede conseguir haciendo clic sobre el botón “Guardar” una vez estén preparadas las condiciones, antes de hacer clic en “OK”.

Para cargar una búsqueda guardada previamente, se ha de seleccionar en el desplegable que aparece bajo el botón guardar. De no ser visible, se debe a que ese formulario no tiene ninguna búsqueda guardada.

Las tablas (‘Grids’)

Las ‘Grids’ de _b first son un elemento que aparece en numerosos lugares para mostrar información de forma estructurada. Estas ‘Grids’ tienen su propia funcionalidad con el fin de facilitar el trabajo.

Ordenación de campos

Haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquier columna se podrá ordenar la tabla por esta columna de forma ascendente y, tras otro doble clic en la misma columna, de forma descendente

Ordenación de columnas

Se selecciona una columna y se mueve hacia la posición deseada

Menú contextual

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera de la ‘Grid’, se abre el menú contextual que ofrece diferentes opciones.

Guardar configuración

Permite almacenar la configuración que haya en ese momento para que, la próxima vez que se abra la pantalla, la ‘Grid’ aparezca conservando dicha configuración.

Configuración por defecto

Devuelve la tabla a la configuración por defecto.

Operaciones

Esta opción permitirá activar la posibilidad de realizar operaciones matemáticas simples sobre la columna que se seleccione. Al pulsar sobre esta opción en la cabecera de cada columna, aparecerá el signo sumatorio .

Si se hace clic sobre el sumatorio de la columna que interese, se muestra una pantalla con las operaciones disponibles para esa columna.

Una vez seleccionadas las operaciones deseadas, éstas aparecerán resumidas en la parte inferior de la tabla.

A continuación se detallan las diferentes operaciones que se podrán realizar con la columna seleccionada:

  • Media:

Esta opción sólo se activará cuando la columna seleccionada sea de tipo numérico, si se selecciona mostrará la media aritmética de los registros de la columna seleccionada.

  • Contar:

En esta opción la ‘Grid’ mostrará al final de la misma el total de registros seleccionados (Nº de filas de la columna)

  • Máximo / Mínimo:

Esta opción mostrará el registro mayor o menor de lo columna seleccionada (cuando los datos no son numéricos máximo y mínimo se refieren al orden alfabético de los registros).

  • Suma:

Con esta opción se sumarán todos los valores de la columna seleccionada, sólo estará activa cuando los datos de la columna sean de tipo numérico.

La ‘Grid’ permitirá seleccionar varias operaciones al mismo tiempo y diferentes opciones para diferentes columnas al mismo tiempo:

  • Buscar:

Esta opción ofrecerá buscar un registro en la columna seleccionada. El menú contextual que aparece, ofrecerá un combo para indicar si el texto tiene que coincidir completamente, parte o el encabezado del registro, una vez seleccionada la opción e introducido el dato el foco se situará en el primer registro que encuentre que cumpla las condiciones solicitadas.

Al aceptar, el foco de la ‘Grid’ se situará en el registro indicado.

  • Presentación preliminar:

Desde esta opción se presentará la ‘Grid’ preparada para ser impresa. La presentación preliminar respetará las opciones aplicadas en ese momento sobre la ‘Grid’, (agrupaciones, operaciones, etc.).

  • Configurar presentación preliminar:

En esta opción se indicarán los parámetros que utilizará para mostrar la presentación preliminar.

    • Se indicará el título que mostrará la cabecera en la presentación preliminar.
    • Se indicará el tamaño en el que se desea ver las páginas en relación al tamaño de la ‘Grid’.
    • Se indicará si se desea imprimir la cabecera de la ‘Grid’ (nombres de columna).
    • Se indicará si la impresión se realizará en hojas verticales u horizontales.
    • Se indicará un intervalo de páginas que serán las que se impriman
    • Se podrá indicar en cuantas páginas se desea ajustar todo el informe (si se indica un 3 mostrará todos los registros de la ‘Grid’ en sólo tres páginas).

 

  • Agrupar por. En esta opción se habilitará una sección en la parte superior de la ‘Grid’ donde arrastrar cabeceras de columnas para que los registros se agrupen por ellos.

 

Arrastrando las cabeceras se agruparán por la columna  seleccionada. Cuando se utiliza esta opción en el menú de la ‘Grid’ aparecerá la opción que permitirá deshacer los cambios de agrupación realizados.

  • Ocultar columna. Desde esta opción se podrá oculta la columna seleccionada para facilitar la visión de las demás.
  • Exportar datos. Desde esta opción se podrá exporta la ‘Grid’ seleccionada a un documento Excel con los parámetros que se hayan indicado (agrupaciones, filtros, operaciones). De manera que teniendo la siguiente ‘Grid’, que como se puede ver está agrupada por tipo de tráfico e indicada el total por grupo y se exporta, (siempre a Excel).

Se pedirá un nombre y un lugar para guardar el documento a generar.

Esto generará un archivo Excel con las indicaciones anteriores.

  • Filtrar. En esta opción se activará un icono en cada columna , que permitirá filtrar los datos de la columna. Al hacer ‘clic’ sobre el icono el filtro muestra los datos de la columna seleccionada para poder seleccionar los deseados.

 

 

  • (Todos).  Esta opción representa que se desea ver todos los registros de la columna.
  • (En blanco).  Esta opción representa que se desea ver todos los registros de la columna que no tienen ningún dato asociado.
  • (Filtros de texto)

Esta opción servirá para indicar condiciones de búsqueda para el filtro.

Dispone de las siguientes opciones:

  • Igual = . ‘Igual a…’ se seleccionarán aquellos registros que sean iguales al dato seleccionado en la columna de la derecha.

  • No es igual. ‘No igual a…’ Se indica la opción contraria de la anterior, traerá todos los registros que no coincidan con el indicado.

  • Menor que. Se indica que traiga aquellos registros que sean inferiores al seleccionado, para los registros de tipo alfanumérico el mayor o menor se interpretará de manera alfabética.

 

  • Menor o igual a. Igual que la opción anterior pero incluyendo aquellos registros que coincidan con el seleccionado.

  • Mayor que. Se indica que traiga aquellos registros que sean superiores al seleccionado.

  • Mayor o igual a.  Igual que la opción anterior pero incluyendo aquellos registros que coincidan con el seleccionado.

  • Como. Se indica parecido, aquí se operará con los asteriscos para indicar si comienza por (XXX*), termina por (*XXX) o contiene (*XXX*) según el caso. Se le está indicando que traiga todo aquello que contenga ‘66’ en su código.

  • Diferente . Se indica la opción contraria de la anterior, traerá todos los registros que sean diferentes.

  • Que contenga expresión regular. Con esta opción se podrá indicar qué tipo de caracteres se desean, (mayúsculas, números, minúsculas, etc.).

    • Sólo mayúsculas
    • Sólo minúsculas
    • Sólo números

 

  • Empieza por. Se indica que traiga aquellos registros que empiecen por el carácter o los caracteres indicados.

  • No empieza por. Se indica la opción contraria de la anterior, traerá todos los registros que no coincidan con el indicado.

  • Contiene. Se indica que traiga aquellos registros que contienen los caracteres indicados.

  • No contiene. Se indica la opción contraria de la anterior, traerá todos los registros que no contengan el valor indicado.

  • Acaba en. Se indica que traiga aquellos registros que acaben en los caracteres indicados.

 

  • No acaba en.  Se indica la opción contraria de la anterior, traerá todos los registros que no acaben en el valor indicado.

  • No encontrado. Se indica que traiga aquellos registros no coincidan con el valor indicado.

Se podrán añadir múltiples columnas para la condición de búsqueda con el botón añadir (Add).

Se podrán anidar diferentes filtros para diferentes columnas para una misma ‘Grid’.

‘Grids’ editables

A lo largo de la aplicación se podrá encontrar algunas ‘Grids’ editables (líneas de documentos, contenedores del dossier). Estas ‘Grids’ permiten escribir sobre ellas y si el dato a indicar depende de otra tabla haciendo doble clic sobre el borde del campo se nos abrirá la pantalla de selección de la misma, (funcionará igual que un campo con validación de un mantenimiento normal).

Esta es una ‘Grid’ editable. El campo, (Concepto), tiene su propia tabla de manera que haciendo doble ‘clic’ sobre el borde izquierdo del campo se abrirá la pantalla de selección de Conceptos. De igual manera si introdujéramos el código anualmente de un concepto que no esté dado de alta, la aplicación emitiría un mensaje de error avisando que el dato no es válido.

Si el campo no depende de una tabla, se indicará manualmente y se grabará a continuación. La ‘Grid’ presenta campos de tipo opción mediante un combo desplegable. Se deberá escoger el tipo que se desee.

Comentarios y Vínculos

Merece hacer un inciso para explicar que en todos los registros del _b first, (clientes, partidas, HAWB’s, CMR’s, expedientes, dossier, tarifas, albaranes de entrega, etc.), son susceptibles de llevar comentarios, hitos y/o vínculos.

¿Qué son los comentarios?. Los comentarios son anotaciones (comentarios, incidencias) sobre un registro, (cualquier registro). Estos comentarios son de un área, (dependiendo del departamento que lo inserte). Tienen una gravedad, (que depende de la gravedad del hecho que genera el comentario).

Una parte podrá salir impresa en las notificaciones a terceros, (clientes, proveedores, corresponsales). Una parte privada para nuestra empresa. Una parte para poder indicar la solución si la hubiera.

Tienen estado (abierto o cerrado).

¿Cómo se dan de alta los comentarios?. Estando sobre un registro de cualquier ‘Grid’: Pulsando ‘F10’ o haciendo ‘clic’ en el icono

Se seleccionará el registro sobre el que se desea indicar el comentario o incidencia.  Pulsando el icono o la tecla ‘F10’.

Posibilidad de insertar tantos comentarios, (y de tantos tipos como haya), como se desee sobre un mismo registro.

 

¿Cómo sabemos si un registro tiene comentarios?. Cuando un registro es grabado con un comentario y/o vínculo el registro en cuestión aparecerá en las ‘Grids’ con los siguientes iconos:

¿Qué son los vínculos?. Son cualquier documento en formato digital, (un fax, un documento de Word, un Excel, un correo, un documento escaneado, etc.), que se desea guardar junto a cualquier registro de la aplicación y que queden unidos de una manera que me sea fácil de localizar y recuperar

¿Cómo se dan de alta?. Para dar de alta se sigue el mismo procedimiento que para dar de alta un comentario.

Se selecciona el registro y se pulsa o ‘F10’.

El vínculo marcará dónde está guardado en el ordenador el documento que se une como vínculo. Una vez guardado se podrán ver los documentos vinculados pulsando el icono  o pulsando ‘F11’. Se mostrará una pantalla con todos los documentos vinculados a ese registro. Para poder ver cualquiera de ellos, únicamente se deberá hacer doble ‘clic’ sobre el que se desea ver.

Existe la opción de copiar el documento para pegarlo en otra ubicación (carpetas, mails, etc…). Se muestra el logo que indica el formato del archivo. Con doble click, se abre el documento. En el caso de que el tipo de comentario esté vinculado a un comentario de tipo extranet, se mostrará el icono de internet junto con el tipo de comentario. Se podrá modificar el tipo de comentario, la descripción y asignar hito.

 

Informes y documentos

Aquí se podrán ver las pantallas que generan informes y documentos oficiales de _b first. La aplicación diferencia entre Informes y Documentos en la estructura de la presentación de la información. Al escoger una opción de documento, aparecerá una pantalla de condiciones donde se indicará qué o cuales documento/s se desean imprimir.

Pantalla de condiciones donde se indicará, (en este caso), los DUAS de exportación que se desean imprimir.

Aquí se podrá configurar un formato sencillo, (título, pie, usuario, compañía, nº siguiente de página, etc.). Una vez se ha aceptado, cambiará la barra de tareas de acceso rápido.

Ejemplo de documento.

Ejemplo de informe. Si se desea imprimir, se pulsará el icono o la combinación ‘Ctrl+p’ y aparecerá una ventana de diálogo para poder seleccionar la impresora, indicar el número de copias etc.

Aquí se seleccionará la impresora, copias, etc. Si se desea exporta el informe como un fichero tipo ‘XML’ para intercambio Web, se pulsará la opción y aparecerá un diálogo igual al que se dispone cuando se guarda un documento Excel y se indicará la ruta dónde se desea guardar.

Si se desea guardar el informe como un documento Word, como un documento PDF, como un documento Excel, como una imagen, como una página Web o como un informe de Crystal Reports, se irá al icono o a Menú Archivo – ‘Guardar cómo…’ y se abrirá el mismo cuadro de dialogo que cuando se desea guardar, pero el combo de ‘Tipo’ permitirá seleccionar como qué tipo de documento se desea guardarlo.

Tras seleccionar o ‘Guardar cómo’, _b first ofrecerá en qué formato y dónde deseamos guardar el informe.

 

Introducción a PBI (Power BI)

_b first PBI es la solución de inteligencia de negocio para la suite de logística _b first. Consta de un conector de datos y de unas plantillas de informes ya confeccionados.

El conector aporta la inteligencia para agrupar y preparar los datos de forma adecuada para un entorno de BI y las plantillas nos facilitan empezar la elaboración de los cuadros de mando personalizados desde una base robusta y completa.

Es importante en este contexto entender como trata _b first las fechas en sus diferentes ámbitos, como se leen y definir bien que es la fecha de negocio.

También disponemos de información ampliada en nuestro curso de: BI Operativa General con Power BI | _bLearn

Las fechas

Dimensión de tiempo para análisis comparativo de periodos.

La mayoría de comparaciones tienen su base o su filtro en la variable del tiempo.

  • Queremos ver nuestros datos por años, trimestres, meses, semanas, días.
  • Queremos comparar las mismas fracciones de periodo respecto años anteriores, meses anteriores.

 

El conector nos facilita una serie de valores ya precalculados para facilitar su uso en cuadros de mando o análisis estadístico.

  • Hay 11 variantes para cada métrica, aunque algunas por defecto están ocultas con la finalidad de ganar claridad.

 

Nomenclator para la dimensión tiempo.

Las variantes marcadas en verde están disponibles por defecto. Para activar el resto contacte con su consultor.

 

Ejemplo: Puede aplicarse a importes, pesos, número de envíos, …

 

La fecha de Negocio

Fecha especial en Operaciones para análisis conjunto.

Aunque el conector nos facilita todas las fechas relevantes de una operación, a veces nos interesa analizar los datos por la fecha “importante” en cada tipo de transacción.

  • Para poder ver en el mismo encolumnado las export/import.
  • Para analizar un cliente / corresponsal / división en 360º viendo de forma homogénea todas sus transacciones de un periodo.

 

Como se calcula en función del tipo de operación.

Las fechas que se toman para cada transacción son las que se muestran en el siguiente cuadro.

 

 

Otros campos de Negocio

La misma idea que para las fechas aplicada a otros conceptos.

En ocasiones nos puede interesar ver otros campos también de forma homogénea al margen del tipo de transacción.

Por ejemplo, el país en el que se ha producido el negocio:

  • Si estamos en una transacción de import el país relevante es el de origen
  • Si la transacción es de export, el país relevante es el de destino

Siempre que un campo tenga la partícula “negocio” significa que el propio conector ya ha incorporado la lógica necesaria para buscar el dato más adecuado en función del contexto de la transacción.

 

Los importes

Cada importe tiene su previsión, su real y su desviación.

Especialmente en un entorno de análisis, nos interesa disponer de la información con la que se planeó una transacción, la información de lo que realmente ocurrió (o está ocurriendo) y la desviación entre ellas.

El conector nos facilita los valores numéricos importantes ya precalculados en base a:

  • PREV – Valores previstos
  • REAL – Valores reales
  • DESV – Desviación entre PREV y REAL

 

Ejemplo:

  • PREV-Ingreso = 1.000 significa que la venta prevista para esa transacción eran 1.000€ (€ o la divisa base de cada sociedad).
  • REAL-Ingreso = 800 significa que llevamos facturados 800€. Si la operación está en curso pueden generarse nuevas facturas que harán aumentar este valor. Si la operación está cerrada entonces refleja el dato final.
  • DESV-Ingreso = 200 significa que todavía tenemos 200€ pendientes de facturar de esta operación, si es que está en curso. Si está cerrada, significa que tuvimos una desviación a la hora de hacer la previsión de 200€ de más.

 

Operaciones, envío y negocio

Contadores más habituales relacionados con las operaciones.

El conector provee tres contadores para tratar el número de operaciones

  • ContadorOperaciones – Todas las operaciones que cumplan los filtros aplicados. Aglutina partidas, dossieres, expedientes, movimientos de almacén, albaranes, etc…
  • ContadorEnvios – Nos devuelve el número de partidas que cumplan los filtros aplicados.
  • ContadorEnviosNegocio – Devuelve la cuenta de aquellas operaciones que sean de tipo partida y que X.

 

Contabilidad – Ratios – Definiciones

Valores precalculados por el sistema para la obtención de Ratios Financieros.

Los ratios se construyen en el sistema a base de combinar “Etiquetas de Ratio”.
Las etiquetas de ratio se obtienen acumulando saldos de ciertas cuentas contables, aplicando criterios de signo y teniendo en cuenta su naturaleza.
Las etiquetas que provee el sistema se han obtenido de documentación estándar de mercado y se adjuntan en las siguientes páginas para que puedan ser verificadas cuando proceda.

 

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Fecha última modificación: abril 1, 2024 por Andreu Camps