Tareas Automatizadas o Tareas de Informes (TA)

Esta herramienta permite la creación y ejecución de tareas automáticas (o también llamado tareas automáticas o tareas de informes) que descarguen a los operativos de tareas repetitivas y tediosas. Las Tareas Automatizadas permiten por ejemplo realizar envíos masivos de correos desasistidos, enviar reports internos o externos, enviar ficheros en múltiples formatos a clientes o corresponsales, enlazar documentos y en general cualquier tipo de tarea repetitiva y desatendida.

 

Una vez en la pantalla de tareas automatizadas (tareas de informes) accederemos al mantenimiento de tareas en las que se pueden modificar las existentes o crear unas nuevas.

 

La pantalla de tareas de informes o tareas automatizadas permiten crear procedimientos de base de datos que se ejecutan periódicamente, para ello accede a las tareas previamente creadas en la pantalla de Tareas.

Es importante señalar que se requiere siempre asistencia de un consultor de bytemaster ya que la herramienta exige de conocimientos avanzados en _b first y de la instalación propia de la empresa para evitar acciones automáticas que entren en conflicto. 

 

Introducción a las tareas automatizadas

En el presente documento presentaremos algunos casos de uso y ejemplos genéricos de aplicaciones de las tareas de informes. El fin de este documento es meramente informativo para facilitar a la toma de requerimientos propios para la propuesta de tareas automatizadas a realizar en el proyecto de implantación de las tareas automatizadas.

Se debe tener en cuenta de que las siguientes tareas aglutinan tanto ejemplos genéricos implantados en múltiples instalaciones que cuentan con el conector de tareas automatizadas, como casos específicos, no tienen por qué ser los que se implantarán en la instalación, sino que servirán de inspiración al cliente para futuros requerimientos, por lo que podrán ser implantados tal cual, o con las modificaciones que solicite el cliente.

 

Ejemplos de Casos de uso de las Tareas Automatizadas

 

Exportación, vinculación y envío automático de documentación.

Archivado diario de Facturas

El caso genérico más extendido es la vinculación automática de facturas diaria a su correspondiente registro de factura. Se realiza una vez al día (generalmente por la noche) y genera y vincula todos los documentos de factura para que el usuario no tenga ni que visualizar la factura generada.

 

Para combinar esta tarea con otras de envío de documentos a clientes, es conveniente tener un tipo de comentario diferenciado para las facturas y otros tipos de documento que se puedan vincular.

 

Viculación de documentos aduaneros

Esta tarea se suele desglosar en dos: DUA exportación e Importación. Al igual que la anterior exporta y vincula los documentos DUA, Dua Complementario, DV1 y C10 (en el caso de que exista) Se recomienda al igual que la anterior tener un tipo de comentario para los documentos aduaneros si se tiene la intención de enviar por email después.

 

Vinculación de documentos de transporte aéreo

Esta tarea se desglosa en dos: por un lado, exporta y vincula los documentos MAWB y Cargo manifest contra el Expediente, y por otro hace lo mismo con el HAWB y la partida. se recomienda un tipo de comentario documentos aéreo si se va a enviar después.

 

Envío de facturas con adjuntos

Combinada con todas las tareas anteriores, envía a cliente la factura con todos los documentos adjuntos según el tipo de comentario. Se recomienda hacerlo desde la partida porque desde ahí si tenemos acceso a los documentos relacionados del dossier, expediente y factura.

 

Envio email aviso documentos pendientes

Esta tarea semanal revisa los tipos de comentario para cada tipo de documento necesario para la operativa (Factura comercial, Packing List, HAWB/House, MAWB/BL, Documentos aduaneros, factura…) y envía a un email una relación en Excel con el número de partida/expediente/dossier con los documentos que falten, para cada departamento se establece una tarea.

 

 

Exportación de datos desde opción

Estas tareas se ejecutan con un botón de opción en la pantalla que queramos, de momento se han desarrollado para partidas, dossieres, expedientes y facturas, pero se puede ampliar a prácticamente cualquier pantalla del programa. En caso de ser una pantalla de las mencionadas anteriormente habría que valorarlo.

 

Exportación de Excel con los datos para proveedor

Desde la partida con la selección de grid que deseemos exporta los datos a un Excel según el número de contenedor y con las líneas de mercancía en cada contenedor.

 

Exportación de partidas en formato xml

Para cada registro seleccionado exporta un xml con el formato especificado por el cliente. Se puede combinar con envío por email a un buzón o subirse a un ftp. Así como exportar los mensajes en formato XML, JSON, CSV o TXT.

 

Otros tipos de tareas

Tracking para extranet

Se puede personalizar el flujo del tracking para que se lancen hitos que suban a extranet según el estado de la operativa (por ejemplo cuando el campo mawb se rellene, se lance un hito para corresponsal en la extranet). En este caso, habría que estudiar el tracking porque dependiendo de la complejidad de la operativa requiere de demasiadas tareas.

 

Informe diario/semanal de partidas/dossieres

De forma diaria o semanal los usuarios deseados reciben un email con un Excel con un resumen de las partidas o dossieres con el valor del flete, seguro y transporte y aranceles, iva y seguro en el caso de los dossieres. En este caso solo saca el valor de la casilla del DUA, no de las líneas de valor del dossier.

 

Envío de email recordatorio efecto de cobro

Envío diario de un email con el recordatorio de vencimiento de un efecto de cobro cuando se cumple la fecha de vencimiento para aquellos efectos que no son al contado.

Fecha última modificación: diciembre 23, 2024 por Andreu Camps