Visión general

La funcionalidad del módulo es la de gestionar la distribución local, nacional e internacional de paquetería y mercancías en general (incluso a nivel de referencia), desde su recogida en el domicilio del expedidor hasta la entrega en el domicilio del destinatario.

Las unidades básicas de gestión son: el aviso de recogida y los albaranes de entrega.

Existe la posibilidad de gestionar albaranes en grupaje mediante su asignación al viaje de distribución. En el caso de que el transporte sea internacional, desde el viaje puede expedirse el documento de transporte (cmr).

El módulo permite también hacer un seguimiento de las incidencias relacionadas con el circuito de distribución.

Finalmente, el módulo puede generar su propia facturación a clientes desde el aviso de recogida o el albarán.

 

Aviso de recogida

En el aviso de recogida se consignan los datos del servicio solicitado por el ordenante.

Datos de cabecera

El campo “nº aviso” puede cumplimentarse manualmente o bien, después de haber seleccionado el numerador correspondiente, pulsando el botón . A continuación, se indica la fecha y la hora del aviso, y, si es necesario, la forma de pago.

Por defecto, el estado del aviso es “pendiente de recoger”.

Datos del remitente

Se introduce el código de la entidad remitente mostrando también el campo tipo de direcciones. Además, se propondrá la entidad previamente indicada en el albarán, filtrando así las búsquedas de las direcciones. Al validarlo, el programa puede mostrar un mensaje informativo indicando la necesidad de introducir el tipo de servicio (si el valor fijo “tdiconsultakilometraje” es “s”).

La introducción del tipo de servicio y su validación ejecutan una consulta en el mantenimiento de “kilómetros” que permiten, que determinados datos se cumplimenten de forma automática:

  • Kilómetros: número de kilómetros desde la terminal propia hasta el punto de recogida: la dirección del expedidor.
  • Terminal de destino (en la pestaña del destinatario, y cuando se valide el destinatario).
  • Tiempo de tránsito (en la pestaña del destinatario).

Los dos datos siguientes son la ruta de recogida y el transportista de recogida. Éstos son excluyentes entre sí, es decir, nunca la consulta al mantenimiento de “kilómetros” devolverá la ruta de recogida y el transportista de recogida a la vez.

  • Ruta de recogida: si la consulta devuelve la ruta, no se podrá introducir el transportista de recogida, y, además, en la pestaña “descripción del envío”, el dato “tipo de reparto” tomará el valor “local”.
  • Transportista de recogida: si la consulta devuelve el transportista de recogida, no se podrá introducir la ruta, y, además, en la pestaña “descripción del envío”, el dato “tipo de reparto” tomará el valor “nacional”.

Si la consulta no devuelve ningún dato, y aunque se introduzcan manualmente, la ruta y el transportista de la recogida siguen siendo datos excluyentes. Y el tipo de reparto vendrá determinado por aquél de los dos campos que se cumplimente.

  • Dirección y datos de contacto: son datos que se cumplimentan al validar la entidad remitente.
  • S/r: este dato significa “su referencia” y se refiere a la referencia del cliente.
  • Prioridad: tiene importancia por los automatismos del programa de reparto local, que ordena los avisos en función del contenido de este campo.
  • Horario: se propone el horario de la dirección de la entidad.
  • Instrucciones de recogida (libre).
  • Contacto: persona del contacto en el lugar de recogida (libre).

Cliente a facturar

  • Cliente: como entidad cliente se propone la entidad remitente. Por ello, al consignar el remitente se realiza un control para comprobar si dicha entidad ha superado el riesgo, o está a punto de hacerlo, bloqueándola en un caso o lanzando un mensaje de advertencia, en otro. Si la entidad está bloqueada por haber superado el riesgo, el dato queda vacío.
  • Ordenante: también propone la entidad remitente.
  • División: por defecto se propone la división del usuario.
  • Terminal origen: corresponde a la terminal desde donde se hará la recogida. Si en el mantenimiento de “relaciones terminales-entidades” existe algún registro que relacione la división del aviso de recogida con una terminal, ésta se consigna por defecto en el campo correspondiente al abrir el aviso.

  • Tipo de medio: tipo de plataforma necesaria para realizar la recogida (plataforma larga, plataforma corta, plataforma con trampilla, etc.).
  • Proyecto: el proyecto es un concepto agrupador. Un proyecto puede ser asociado a distintos avisos de recogida, albaranes de distribución y a otras gestiones técnicas de la aplicación (partidas de transporte, entradas de almacén,…).

Transporte – Ruta de recogida

 

 

Fecha prevista: indica la fecha prevista de la recogida. En el caso de reparto local, la fecha prevista será la que determine qué avisos se gestionarán en dicho programa o no en cada caso. En el caso del circuito nacional será un dato fundamental para la asignación del aviso a un viaje.

  • Hora prevista: informa de la hora prevista de la recogida. Es informativo.
  • Ruta de recogida: ruta a la que se asigna el aviso de recogida. Es excluyente respecto al transportista de recogida. Implica que el tipo de reparto sea local.
  • Transportista de recogida: entidad que realizará el transporte de la recogida. Es excluyente respecto a la ruta e implica que el tipo de reparto sea nacional.
  • Zona recogida ventas: identifica el aviso de recogida con una zona específica de recogida. Este dato puede ser utilizado para el cálculo de tarifas de venta.
  • Zona recogida compras: igual que el dato anterior, pero sirve para la configuración de las tarifas de servicios de los proveedores. Si existiera algún registro en el mantenimiento de “asignación de zonas” que relacionara el código postal de la dirección del remitente y el transportista de recogida con alguna zona, entonces, la zona de recogida para compras quedaría registrada.

  • Tráfico: dato clasificador del aviso de recogida. Una vez informadas, la terminal de origen y la terminal de destino (en la pestaña “destinatario”), el programa inserta el tráfico y el tipo de servicio, siempre y cuando exista un registro en el mantenimiento de “zonas de tráfico” que relacione un tráfico con una zona origen y una zona destino y que éstas, a su vez, estén relacionadas en el mantenimiento “zonas de terminales”.

Los datos nº viaje, nº talón, fecha y hora de recogida, se actualizarán desde la ejecución de los programas de reparto y confirmación de reparto (local o nacional)

Datos del destinatario

Existe una particularidad, en este caso, para informar sobre el destinatario. No es necesario validar una entidad ya existente ni crear una nueva. Es posible ignorar el campo “código” y entrar una descripción de entidad, y una dirección (para destinatarios esporádicos). La validación del destinatario funciona de la misma forma que en el caso del remitente.

Fruto de la validación de la entidad destinataria, y a partir de una consulta al mantenimiento “kilómetros”, pueden obtenerse los siguientes datos: Kilómetros: número de kilómetros desde la terminal de destino hasta el punto de entrega, que es la dirección del destinatario.

Los campos ruta y transportista principal, a diferencia de lo que sucede en la pestaña remitente, no son excluyentes entre sí, es decir, la consulta a la tabla de kilómetros no devolverá la ruta de entrega y el transportista principal a la vez. Sin embargo, aunque sólo traerá uno de los dos campos, el otro quedará habilitado y podrá cumplimentarse si se desea.

Dirección, código postal, provincia, región y país, y teléfono, fax, móvil, email son datos que se arrastran de la dirección fiscal y los puntos de comunicación del destinatario al validarlo.

El botón con 3 puntos junto a la descripción del destinatario tiene la funcionalidad de buscar entre las entidades que son destinatarias en otros avisos que tienen el mismo remitente.

El campo terminal de destino, junto con los campos “r1”, “r2” y “r3”, indican el destino de la mercancía y las terminales de tránsito por las que puede pasar. Esta información no es relevante en el aviso que, en la mayor parte de los casos, sólo contendrá terminal de recogida.

En cualquier caso, puede ser interesante consignar esta información ya que, de esta forma, se arrastrará al albarán que se genere a partir del aviso.

Además, las terminales de tránsito pueden rellenarse de forma automática si, en el mantenimiento del mismo nombre, existen datos que las relacionen con la terminal origen y la terminal destino del aviso.

Tipo de medio: plataforma necesaria para realizar la entrega (corta, larga, con trampilla).

El resto de datos pueden ser cumplimentados aunque normalmente no intervienen en la gestión del aviso de recogida; sin embargo, si se conocen y se introducen, servirán para arrastrarse al albarán correspondiente a la entrega.

  • S/Ref: referencia del destinatario.
  • Prioridad: prioridad del aviso.
  • Localizador: campo libre.
  • Horario: campo libre. Si validamos la entidad destinatario se insertará el horario que se indique en la dirección de dicha entidad.
  • Instrucciones entrega: campo libre.
  • Contacto: persona del contacto en el lugar de entrega.
  • Receptor: campo libre. Permite indicar la persona que hace la recepción de la mercancía en el lugar de entrega.

Transporte – ruta de entrega

Estos datos no intervienen en la gestión del aviso, pero si se conocen y se consignan, se arrastrarán al albarán.

  • Transportista principal: es el transportista del albarán de distribución.
  • Fecha prevista de entrega: dato fundamental para el albarán si se trabaja con el programa de reparto local o para la asignación a viaje nacional.
  • Hora prevista de entrega.
  • Ruta de entrega.
  • Transportista de entrega.
  • Zona entrega ventas. Dato útil para el cálculo de tarifas de venta del albarán de distribución.
  • Zona entrega compras. Dato útil para el cálculo de tarifas de compra del albarán de distribución.
  • Nº de viaje.
  • Nº de talón.
  • Fecha de entrega.
  • Hora de entrega.

Descripción del envío

Mercancía

  • Descripción: campo libre para la descripción de la mercancía.
  • Contenedor 1, Contenedor 2, tipo de contenedor y precinto: si se trata de la recogida de contenedores, pueden consignarse los datos respecto a las matrículas, el tipo y los precintos de cada uno de ellos.
  • Tipo de mercancía: se usa en el caso de que se tengan los tipos de mercancías codificados.
  • ADR, clase, grupo de embalaje y nº ONU: son campos específicos que deben consignarse siempre que se trate de mercancías peligrosas.
  • Peso: se consigna el peso bruto del envío.
  • Unidad: unidad en la que se consigna el peso (por defecto: kilos).
  • Bultos: número de bultos en que se conforma la mercancía.
  • Volumen: volumen del envío.
  • Unidad: unidad en la que se expresa el volumen (por defecto: litros).
  • Volumen venta: volumen del envío para el cliente.
  • Volumen compra: volumen del envío para el proveedor.
  • Metros: metros lineales de la mercancía.
  • Peso tasable: peso resultante de la aplicación de los factores de conversión sobre el peso bruto, el volumen y los metros lineales.
  • Valor de la mercancía: informativo.
  • Peso tasable venta: peso tasable calculado en base al peso bruto cliente y volumen cliente.
  • Peso tasable compra: peso tasable calculado en base al peso bruto proveedor y volumen proveedor.

Calculo del peso tasable

El peso tasable es el peso mayor entre el peso bruto y los pesos calculados en base a los factores de conversión de las unidades de volumen y los metros lineales. Los factores de conversión se hallan en el mantenimiento correspondiente.

La búsqueda del factor de conversión correspondiente se realiza en primera instancia con el tráfico y la división, y por la división en segunda instancia. En el caso del peso tasable venta, existe una primera búsqueda con la entidad a facturar, el tráfico y la división. En el caso del peso tasable compra, la primera búsqueda se realiza con la entidad transportista principal, el tráfico del aviso y la división.

  • Origen edi: indica si el aviso tiene su origen en un pedido en formato edi. Medio de transporte.
  • Marcas: campo libre. Suele consignarse el nombre del propietario de la mercancía.
  • Tipo reparto: este campo marca si el aviso es gestionado por el circuito local o el circuito nacional.
  • Tarifa venta y tarifa compra: estos dirigen la consulta de tarifas hacia los grupos de instrucciones que se hayan indicado para las ventas y/o para las previsiones de gasto respectivamente.
  • Orden: en un momento determinado establece el orden de una serie de albaranes determinados.
  • Fecha CMR: fecha de recepción del documento CMR. Si el cliente exige la presentación del documento para el pago del servicio, este campo indica cuando puede facturársele el servicio.
  • Medio de pago: informativo.
  • Modo de envío.

  • Sello y firma: campos deshabilitados que se actualizan mediante el programa de confirmaciones locales o confirmaciones nacionales según sea el tipo de reparto.
  • Pagado / debido: indica si el albarán se paga en origen o en destino.
  • Fecha de asignación: del aviso a un viaje.
  • Reembolso
  • Reembolso si/no: indica si el aviso tiene reembolso.
  • Situación: campo para codificar, si se desea, las distintas situaciones por las que pasa un reembolso.
  • Valor: importe del reembolso.
  • Divisa: divisa del reembolso.
  • Cambio: tipo de cambio de la divisa para el reembolso.
  • Importe base: importe del reembolso expresado en divisa base.
  • Seguro
  • Seguro si/no: indica si el aviso tiene seguro asociado.
  • Valor: importe del seguro.
  • Divisa: divisa en la que viene expresada el valor del seguro. Cambio: cambio del valor del seguro con respecto a la divisa base Importe base: importe del seguro expresado en la divisa base.
  • Internacional / canario
  • Datos necesarios para expediciones internacionales y a canarias. No se cumplimenta en el caso de los avisos, sino en el de los albaranes.
  • Bulto externo, tipo de bulto, valor declarado, número de dua, condiciones de entrega (Incoterm), y fecha de despacho hacen referencia a los mismos datos del dua de exportación correspondiente al albarán.
  • Trámite: informa del trámite que lleva el Mawb del vuelo en el que viaja la mercancía del albarán.

Tracking

Muestra la secuencia de hitos del aviso. Si se genera un albarán a partir de un aviso de recogida, los hitos por los que pase el albarán se grabarán también en el aviso.

El hito de la imagen “petición telefónica de servicio” es el hito que se inserta al guardar el aviso de recogida. Otros programas del módulo insertan otros hitos de forma automática en el aviso de recogida y en el albarán (se verá en cada caso).

Opciones aviso

Sugerir destinatario: tiene exactamente la misma funcionalidad que el botón que se encuentra en la pestaña del destinatario, junto a la propia descripción del destinatario, es decir, buscar entre las entidades que son destinatarias en otros avisos que tienen el mismo remitente.

Modificar aviso: permite acceder a los datos del aviso cuando éste, por el estado en el que se encuentra, tiene todos los campos deshabilitados. Cuando se intenta ejecutar esta opción, aparece una ventana solicitando una palabra clave, sin la cual no se podrá modificar el aviso.

Líneas de mercancía: permite detallar a nivel de referencia la mercancía contenida en los bultos del aviso.

Aviso a delegación

El programa es una versión reducida del aviso de recogida y la funcionalidad es similar.

En esta ocasión, el cliente da los datos esenciales de una o varias recogidas, que se completarán con posterioridad al generar el albarán o los albaranes correspondientes.

A partir los datos contenidos en ambos programas, se crearán los avisos de recogida pertinentes.

El tipo de reparto por defecto que tienen los avisos generados por este programa es “local”. Mediante el programa de reparto local, se asignarán a un viaje tanto los avisos de recogida generados como los albaranes de entrega que hayan llegado al almacén.

Circuito local

Albaranes programados

Este programa sirve para generar avisos de recogida y albaranes periódicos, en base a unas plantillas, y darles tratamiento en el programa de reparto local.

Los botones “albarán” y “recogida” sirven para generar esas plantillas. En cada caso, abren el mantenimiento correspondiente (albarán o aviso de recogida). El usuario debe cumplimentar los datos de la plantilla. Finalmente se marcarán los días de la semana en los que se deban generar los albaranes y los avisos correspondientes.

Programa reparto local

Este programa tiene la funcionalidad de generar viajes y de asignar a estos viajes aquellos avisos de recogida y albaranes que estén pendientes de recoger o de entregar (generados o programados).

Al iniciar el programa, si hay albaranes o avisos programados, aparecen en una ventana de selección. Sólo se generarán aquellos que el usuario seleccione. El programa les asigna número y fecha de recogida prevista (hoy). En el momento de la generación ejecuta las consultas al mantenimiento de “kilómetros” por si se han efectuado cambios en la ruta o rutas de las recogidas/entregas.

El programa mostrará aquellos viajes que se encuentren en estado abierto, independientemente de la fecha de salida, y también, aquellos que tengan como fecha de salida la fecha de hoy (fecha del sistema), independientemente de que estén cerrados o abiertos. A los viajes abiertos con fechas distintas a las del día en curso se actualizarán con la fecha del sistema.

Cumplimentando los datos de la cabecera generamos un viaje. El estado debe permanecer “abierto” mientras se le quieran asignar y/o desasignar albaranes y avisos.

En la pestaña “albaranes” se pueden filtrar los avisos y albaranes pendientes de entregar o recoger, en función de los siguientes criterios:

  • Los que no están asignados a ningún viaje.
  • Los que están asignados a cualquier viaje, exceptuando el viaje seleccionado (para desasignar)
  • Los que están asignados al viaje seleccionado.

Puede aplicarse un segundo filtro para ver solamente albaranes, o solamente avisos, o ambos tipos a la vez.

Finalmente pueden verse también aquellos albaranes y avisos que tengan fecha prevista de entrega superior a la fecha del sistema (actuales/futuros).

Los datos que el programa muestra, se actualizan automáticamente cada cierto tiempo. Para configurar el tiempo en el que se ha de actualizar debe modificarse el valor fijo cuyo código es “tdirepartolocalrefresco” en el menú de configuración de la aplicación.

Sobre el campo entidad de cada albarán puede hacerse doble clic con el ratón, accediendo, de esta forma, al mantenimiento de la entidad en cuestión. Esta misma acción sobre el campo código (nº de albarán o de aviso) abre el mantenimiento correspondiente.

Al asignar avisos de recogida / albaranes de entrega, cambiarán su estado y generarán un nuevo hito en su tracking.

Programas Estado aviso Hito aviso Estado albarán Hito albarán
Estado anterior Pendiente de recoger Petición telefónica de servicio. Pendiente de Entregar Albarán facturado en mostrador
Reparto local (asignación) Recogida asignada Aviso recogida local asignada Entrega asignada Albarán recogida local asignada

La desasignación también provoca un cambio de estado y un hito en el tracking.

Programas Estado aviso Hito aviso Estado albarán Hito albarán
Estado anterior Recogida asignada Aviso recogida Local asignada Entrega asignada Albarán entrega Local asignada
Reparto local (desasignación) Pendiente de recoger Aviso recogida local desasignada Pendiente de entregar Albarán entrega local desasignada

Cuando el proceso de asignación está finalizado, puede procederse a cerrar el viaje, cambiando su estado en cabecera. A un viaje cerrado no puede asignársele ni desasignársele ningún albarán o aviso.

Confirmación de reparto local

Confirmación de entrega o recogida

Al programa de confirmación de reparto local debe introducírsele un viaje local. Este viaje local debe estar en estado cerrado. Al validarse, el viaje arrastrará los avisos y albaranes que tengan asignados en la parte superior (“sin confirmar”).

El usuario posteriormente:

  • entrará las incidencias en los albaranes que las hayan tenido.
  • confirmará las recogidas y entregas que no hayan sufrido incidencias. Después de guardar los cambios, pueden realizarse consultas por viaje para ver, en cada caso, el estado de los avisos y albaranes del viaje, y las incidencias del viaje.

En todo caso, se podrán filtrar en cada viaje, mediante el control de la esquina superior, si se desean ver sólo los avisos de recogida, sólo los albaranes, o ambos.

Al pulsar el botón de confirmación, los avisos y albaranes sin confirmar seleccionados pasan a estar confirmados; además, se produce un cambio de estado y se agrega un nuevo hito al tracking.

Programas Estado aviso Hito aviso Estado albarán

Hito albarán

Estado anterior Recogida asignada Aviso recogida local asignada Entrega asignada. Albarán entrega Local asignada
Reparto local (confirmación) Recogido Aviso recogida local efectuada Entregado (albarán en destino) Albarán entrega Local confirmada

Además se actualizan los siguientes campos:

En el aviso de recogida:

  • Fecha de recogida
  • Hora de recogida

En el albarán:

  • Fecha de entrega
  • Hora de entrega
  • Sello y firma: si se marcan en el programa de confirmación de reparto local. En el caso de las entregas, al menos uno de los dos debe estar marcado.

Desconfirmación de entrega o recogida

Desconfirma las recogidas y entregas, confirmadas, seleccionadas cambiándoles el estado. También genera tracking.

Programas Estado aviso Hito aviso Estado albarán Hito albarán
Estado anterior Recogido Aviso recogida local efectuada. Entregado (entrega de Albarán en destino) Confirmación de entrega
Reparto local (desconfirmación) Recogida asignada Aviso recogida local asignada Pendiente de Entregar Albarán entrega Local asignada.

En el aviso de recogida elimina la fecha y la hora de recogida y en el albarán, elimina la fecha y la hora de entrega, y desmarca los campos sello y firma.

Incidencias

Para insertar una incidencia, se seleccionará el albarán o el aviso en cuestión. A continuación, se habilitan los campos relativos a las incidencias, se selecciona un tipo de incidencia y se añade un comentario en el texto libre. Finalmente se pulsará el botón “OK”. Esta secuencia de acciones generará un comentario asociado al albarán o aviso y lo pasará a la parte inferior del programa como “con incidencia”. Finalmente el estado del albarán o viaje pasará a ser “anulado”.

Si se quieren añadir más anotaciones, puede accederse a los comentarios del registro mediante la tecla F10.

Albarán

En el albarán se consignan los datos del servicio solicitado por el ordenante.

Datos de cabecera

El campo “nº albarán” puede cumplimentarse manualmente o bien, después de haber seleccionado el numerador correspondiente, pulsando el botón .

A continuación, se indica la fecha y la hora, y, si es necesario, la forma de pago. Finalmente, se especificará si el albarán es de carga o de descarga (recogida o entrega). Por defecto, el estado del albarán es “en almacén”.

Los albaranes pueden generarse de varios modos:

  • Manualmente. Cumplimentando los datos del formulario.
  • A partir de los datos de un aviso de recogida. Consignando un número de aviso en el campo “procede de aviso:”, se arrastrarán todos los datos del aviso al albarán. Aparece un mensaje de confirmación:

  • A través de la opción del propio albarán: “absorber departamentos”. Esta opción permite seleccionar otra gestión técnica (partida de transporte, dossier de aduanas, albarán de distribución,…), y generar un albarán a partir de los datos de los campos coincidentes.

Remitente

  • Datos del remitente. Se introduce el código de la entidad remitente y, al validarlo, el programa puede mostrar un mensaje informativo indicando la necesidad de introducir el tipo de servicio (si el valor fijo “tdiconsultakilometraje” es “s”).

La introducción del tipo de servicio y su validación ejecutan una consulta en el mantenimiento de “kilómetros” que permiten, que determinados datos se cumplimenten de forma automática:

  • Kilómetros: número de kilómetros desde la terminal propia hasta el punto de recogida: la dirección del expedidor.
  • Terminal de destino (en la pestaña del destinatario, y cuando se valide el destinatario).
  • Tiempo de tránsito (en la pestaña del destinatario).

Los dos datos siguientes son la ruta de recogida y el transportista de recogida. Éstos no son excluyentes entre sí, como en el caso del aviso de recogida, y aunque la consulta al mantenimiento de “kilómetros” no devolverá la ruta de recogida y el transportista de recogida a la vez, aquel de los dos campos que quede vacío quedará habilitado y podrá cumplimentarse si se desea.

  • Ruta de recogida: ruta a la que está asociada la dirección de la recogida.
  • Transportista de recogida: entidad de transporte a quien se ha asignado la recogida de la mercancía.
  • Dirección y datos de contacto: son datos que se cumplimentan al validar la entidad remitente.
  • S/Ref: este dato significa “su referencia” y se refiere a la referencia del cliente.
  • Prioridad: tiene importancia por los automatismos del programa de reparto local, que ordena los albaranes en función del contenido de este campo.
  • Horario: se propone el horario de la dirección de la entidad.
  • Instrucciones de recogida (libre).
  • Contacto: persona del contacto en el lugar de recogida (libre).
  • Responsable: se consigna aquí a la persona responsable de la gestión técnica (el albarán, en este caso)
  • Expediente único: agrupador de gestiones técnicas.

Cliente a facturar

  • Cliente: como entidad cliente se propone la entidad remitente. Por ello, al consignar el remitente se realiza un control para comprobar si dicha entidad ha superado el riesgo, o está a punto de hacerlo, bloqueándola en un caso o lanzando un mensaje de advertencia, en otro. Si la entidad está bloqueada por haber superado el riesgo, el dato queda vacío.
  • Ordenante: también propone la entidad remitente.
  • División: por defecto se propone la división del usuario.
  • Terminal origen: corresponde a la terminal desde donde se hará la recogida. Si en el mantenimiento de “relaciones terminales-entidades” existe algún registro que relacione la división del albarán con una terminal, ésta se consigna por defecto en el campo correspondiente al abrir el albarán.

  • Tipo de medio: tipo de plataforma necesaria para realizar la recogida (plataforma larga, plataforma corta, plataforma con trampilla, etc.).
  • Proyecto: el proyecto es un concepto agrupador. Un proyecto puede ser asociado a distintos albaranes de recogida, albaranes de distribución y a otras gestiones técnicas de la aplicación (partidas de transporte, entradas de almacén,…).

Transporte – Ruta de recogida

  • Fecha prevista: indica la fecha prevista de la recogida. En el caso de reparto local, la fecha prevista será la que determine qué se gestionará en dicho programa o no en cada caso. En el caso del circuito nacional será un dato fundamental para la asignación del albarán a un viaje.
  • Hora prevista: informa de la hora prevista de la recogida. Es informativo. Ruta de recogida: ruta a la que se asigna el albarán. Es excluyente respecto al transportista de recogida. Implica que el tipo de reparto sea local.
  • Transportista de recogida: entidad que realizará el transporte de la recogida. Es excluyente respecto a la ruta e implica que el tipo de reparto sea nacional.
  • Zona recogida ventas: identifica el albarán con una zona específica de recogida. Este dato puede ser utilizado para el cálculo de tarifas de venta.
  • Zona recogida compras: igual que el dato anterior, pero sirve para la configuración de las tarifas de servicios de los proveedores. Si existiera algún registro en el mantenimiento de “asignación de zonas” que relacionara el código postal de la dirección del remitente y el transportista de recogida con alguna zona, entonces, la zona de recogida para compras quedaría registrada.

  • Tráfico: dato clasificador del albarán. Una vez informadas, la terminal de origen y la terminal de destino (en la pestaña “destinatario”), el programa inserta el tráfico y el tipo de servicio, siempre y cuando exista un registro en el mantenimiento de “zonas de tráfico” que relacione un tráfico con una zona origen y una zona destino y que éstas, a su vez, estén relacionadas en el mantenimiento “zonas de terminales”.

Los datos nº viaje, nº talón, fecha y hora de recogida, se actualizarán desde la ejecución de los programas de reparto y confirmación de reparto (local o nacional)

Destinatario – Datos del destinatario

Existe una particularidad, en este caso, para informar sobre el destinatario. No es necesario validar una entidad ya existente ni crear una nueva. Es posible ignorar el campo “código” y entrar una descripción de entidad, y una dirección (para destinatarios esporádicos). La validación del destinatario funciona de la misma forma que en el caso del remitente.

Fruto de la validación de la entidad destinataria, y a partir de una consulta al mantenimiento “kilómetros”, pueden obtenerse los siguientes datos:

  • Kilómetros: número de kilómetros desde la terminal de destino hasta el punto de entrega, que es la dirección del destinatario.

Los campos ruta y transportista principal, en este caso, sí son excluyentes entre sí, es decir, la consulta a la tabla de kilómetros no devolverá la ruta de entrega y el transportista principal a la vez. Sólo traerá uno de los dos datos, el otro quedará deshabilitado y no podrá cumplimentarse. Si el dato es la ruta, el tipo de reparto será local, sin embargo, si el dato que se ha arrastrado es el transportista principal, el tipo de reparto (pestaña “descripción del envío”) será nacional.

Dirección, código postal, provincia, región y país, y teléfono, fax, móvil, email son datos que se arrastran de la dirección fiscal y los puntos de comunicación del destinatario al validarlo.

El botón con 3 puntos junto a la descripción del destinatario tiene la funcionalidad de buscar entre las entidades que son destinatarias en otros albaranes que tienen el mismo remitente.

El campo terminal de destino, junto con los campos “r1”, “r2” y “r3”, indican el destino de la mercancía y las terminales de tránsito por las que puede pasar. Esta información no es relevante en el albarán que, en la mayor parte de los casos, sólo contendrá terminal de recogida. En cualquier caso, puede ser interesante consignar esta información ya que, de esta forma, se arrastrará al albarán que se genere a partir del albarán. Además, las terminales de tránsito pueden rellenarse de forma automática si, en el mantenimiento del mismo nombre, existen datos que las relacionen con la terminal origen y la terminal destino del albarán.

  • Tipo de medio: plataforma necesaria para realizar la entrega (corta, larga, con trampilla).

El resto de datos pueden ser cumplimentados aunque normalmente no intervienen en la gestión del albarán; sin embargo, si se conocen y se introducen, servirán para arrastrarse al albarán correspondiente a la entrega.

  • S/Ref: referencia del destinatario.
  • Prioridad: prioridad del albarán.
  • Localizador: campo libre.
  • Horario: campo libre. Si validamos la entidad destinatario se insertará el horario que se indique en la dirección de dicha entidad.
  • Instrucciones entrega: campo libre.
  • Contacto: persona del contacto en el lugar de entrega.
  • Receptor: campo libre. Permite indicar la persona que hace la recepción de la mercancía en el lugar de entrega.

Transporte – ruta de entrega

Estos datos no intervienen en la gestión del albarán, pero si se conocen y se consignan, se arrastrarán al albarán.

  • Transportista principal: es el transportista del albarán de distribución.
  • Fecha prevista de entrega: dato fundamental para el albarán si se trabaja con el programa de reparto local o para la asignación a viaje nacional.
  • Hora prevista de entrega.
  • Ruta de entrega.
  • Transportista de entrega.
  • Zona entrega ventas. Dato útil para el cálculo de tarifas de venta del albarán de distribución.
  • Zona entrega compras. Dato útil para el cálculo de tarifas de compra del albarán de distribución.
  • Nº de viaje.
  • Nº de talón.
  • Fecha de entrega.
  • Hora de entrega.

Descripción del envío

  • Mercancía
  • Descripción: campo libre para la descripción de la mercancía.
  • Contenedor 1, contenedor 2, tipo de contenedor y precinto: si se trata de la recogida de contenedores, pueden consignarse los datos respecto a las matrículas, el tipo y los precintos de cada uno de ellos.
  • Tipo de mercancía: se usa en el caso de que se tengan los tipos de mercancías codificados.
  • ADR, clase, grupo de embalaje y nº ONU: son campos específicos que deben consignarse siempre que se trate de mercancías peligrosas.
  • Peso: se consigna el peso bruto del envío.
  • Unidad: unidad en la que se consigna el peso (por defecto: kilos).
  • Bultos: número de bultos en que se conforma la mercancía.
  • Volumen: volumen del envío.
  • Unidad: unidad en la que se expresa el volumen (por defecto: litros).
  • Volumen venta: volumen del envío para el cliente.
  • Volumen compra: volumen del envío para el proveedor.
  • Metros: metros lineales de la mercancía.
  • Peso tasable: peso resultante de la aplicación de los factores de conversión sobre el peso bruto, el volumen y los metros lineales.
  • Valor de la mercancía: informativo.
  • Peso tasable venta: peso tasable calculado en base al peso bruto cliente y volumen cliente.
  • Peso tasable compra: peso tasable calculado en base al peso bruto proveedor y volumen proveedor.

Cálculo del peso tasable.

El peso tasable es el peso mayor entre el peso bruto y los pesos calculados en base a los factores de conversión de las unidades de volumen y los metros lineales. Los factores de conversión se hallan en el mantenimiento correspondiente.

La búsqueda del factor de conversión correspondiente se realiza en primera instancia con el tráfico y la división, y por la división en segunda instancia. En el caso del peso tasable venta, existe una primera búsqueda con la entidad a facturar, el tráfico y la división.

En el caso del peso tasable compra, la primera búsqueda se realiza con la entidad transportista principal, el tráfico del albarán y la división.

  • Origen edi: indica si el albarán tiene su origen en un pedido en formato edi.
  • Medio de transporte.
  • Marcas: campo libre. Suele consignarse el nombre del propietario de la mercancía.
  • Tipo reparto: este campo marca si el albarán es gestionado por el circuito local o el circuito nacional.
  • Tarifa venta y tarifa compra: estos dirigen la consulta de tarifas hacia los grupos de instrucciones que se hayan indicado para las ventas y/o para las previsiones de gasto respectivamente.
  • Orden: en un momento determinado establece el orden de una serie de albaranes determinados.
  • Fecha cmr: fecha de recepción del documento cmr. Si el cliente exige la presentación del documento para el pago del servicio, este campo indica cuando puede facturársele el servicio.
  • Medio de pago: informativo.
  • Modo de envío.

  • Sello y firma: campos deshabilitados que se actualizan mediante el programa de confirmaciones locales o confirmaciones nacionales según sea el tipo de reparto.
  • Pagado / debido: indica si el albarán se paga en origen o en destino.
  • Fecha de asignación: del albarán a un viaje.

Reembolso

  • Reembolso si/no: indica si el albarán tiene reembolso.
  • Situación: campo para codificar, si se desea, las distintas situaciones por las que pasa un reembolso, esta situación se traspasa a la pestaña expediente de la partida relacionada con el albarán.
  • Valor: importe del reembolso.
  • Divisa: divisa del reembolso.
  • Cambio: tipo de cambio de la divisa para el reembolso.
  • Importe base: importe del reembolso expresado en divisa base.
  • Seguro
  • Seguro si/no: indica si el albarán tiene seguro asociado.
  • Valor: importe del seguro.
  • Divisa: divisa en la que viene expresada el valor del seguro. Cambio: cambio del valor del seguro con respecto a la divisa base Importe base: importe del seguro expresado en la divisa base.

Internacional / canario

  • Datos necesarios para expediciones internacionales y a canarias. No se cumplimenta en el caso de los albaranes, sino en el de los albaranes.
  • Bulto externo, tipo de bulto, valor declarado, número de dua, condiciones de entrega (Incoterm), y fecha de despacho hacen referencia a los mismos datos del dua de exportación correspondiente al albarán.
  • Trámite: informa del trámite que lleva el Mawb del vuelo en el que viaja la mercancía del albarán.

Tracking

Muestra la secuencia de hitos del albarán. Si se genera un albarán a partir de un albarán, los hitos por los que pase el albarán se grabarán también en el albarán. El hito de la imagen “petición telefónica de servicio” es el hito que se inserta al guardar el albarán. Otros programas del módulo insertan otros hitos de forma automática en el albarán.

Opciones albarán

  • Modificar albarán: permite acceder a los datos del albarán cuando éste, por el estado en el que se encuentra, tiene todos los campos deshabilitados. Cuando se intenta ejecutar esta opción, aparece una ventana solicitando una palabra clave, sin la cual no se podrá modificar el albarán.

  • Sugerir destinatario: tiene exactamente la misma funcionalidad que el botón que se encuentra en la pestaña del destinatario, junto a la propia descripción del destinatario, es decir, buscar entre las entidades que son destinatarias en otros albaranes que tienen el mismo remitente.
  • Absorber departamento: mediante esta opción se pueden generar nuevos albaranes a partir de los datos de otra gestión técnica. En todos aquellos campos que sean coincidentes, se arrastrarán los datos del origen al albarán de distribución.

  • Relaciones departamentos: esta opción muestra las relaciones del albarán con otras gestiones técnicas. Estas relaciones pueden ser de dos tipos; o bien “absorber departamentos”, que indicarían qué gestión técnica originó el albarán o qué gestión técnica se generó a partir del albarán, o bien de tipo “cargos internos”, que indicarían qué gestión técnica generó cargos internos en el albarán, o a qué gestión técnica recibió los cargos internos del albarán. A través de la funcionalidad de la tecla F5 en la casilla correspondiente se pueden consultar las gestiones técnicas de origen o de destino.

  • Imprimir albarán: muestra una vista preliminar del albarán susceptible de ser impresa.

  • Generación unidades de facturación: abre una ventana que permitirá generar facturación a partir de las líneas de ventas del albarán.

  • Cargos internos: si el servicio del departamento de distribución se ha realizado por cuenta de otro departamento, y éste último va a ser quien genere la factura al cliente, puede generarse un cargo interno contra ese departamento por los servicios prestados.

  • Imprimir factura: permite lanzar la vista preliminar de aquellas facturas que tienen su origen en el albarán, para su impresión.

  • Tracking: es una extensión de la pestaña de tracking donde, además de poder ver los hitos automáticos que se han ido produciendo, se puede ver también aquellos hitos manuales asignados, en el mantenimiento correspondiente, al área de distribución. Estos hitos deben ser validados manualmente a través de este programa.

  • Fichero MRW: exportación de los datos del albarán en el formato propuesto por la compañía MRW.

  • Direcciones del albarán: programa que permite consignar las diversas direcciones de recogida y/o entrega que puede tener un solo albarán.

  • Líneas de mercancía: permite detallar a nivel de referencia la mercancía contenida en el albarán.

  • Consulta histórico: permite ver todos los avisos y albaranes relacionados con el albarán activo. El registro coloreado en verde marca el albarán desde el que se lanza la consulta.

Circuito nacional / internacional

Los envíos que se recogen o entregan fuera de la provincia dónde la propia compañía tiene la delegación son gestionados por el circuito de nacional / internacional.

Viaje

El viaje agrupa albaranes que tienen un mismo destino o comparten un mismo trayecto. Una de sus funciones principales es la de recoger los costes de los trayectos y repartirlos entre los albaranes que lo componen. Si se consignan terminales de origen y destino, éstas van a determinar qué albaranes se pueden asignar o no al viaje.

Codificación del viaje (número de viaje). Puede numerarse manualmente o usándose el botón que se encuentra a la derecha del campo en cuestión. Para que el botón numere el viaje es necesario tener creado un numerador para viajes y haber asignado dicho numerador a los viajes de distribución a través de un valor asociado al código “tdinumeradorvia” en el mantenimiento de valores fijos del menú de configuración.

En el apartado de opciones se puede seleccionar la confirmación de reparto.

  • Tráfico: la importancia del tráfico reside en el hecho de que al repartir los costes del viaje entre los albaranes que tenga asignados, con el programa correspondiente, va a ser necesario que se hayan definido criterios de reparto de los conceptos de facturación (p.e. Flete) asociados a un tipo de tráfico. De otro modo, el programa de reparto de costes de viaje no realizará ninguna acción.
  • Ruta.
  • Fecha de alta.
  • Estados del viaje: abierto / cerrado. El cierre implica la salida del camión. Debe hacerse manualmente. Cerrar el viaje implica:
    • Deshabilita la opción “asignación de albaranes” para que no se puedan asignar más albaranes al viaje.
    • Permite que puedan confirmarse las llegadas mediante el programa de confirmaciones nacionales.
  • Transportista: determina qué albaranes podrán ser asignados al viaje.
  • Medio de transporte: medio de transporte codificado (flota propia) o ajeno. El campo descripción puede modificarse en el viaje sin que tenga ninguna repercusión sobre el medio de transporte.
  • Remolque: Se indica el número de matrícula Plataforma: Se indica el tipo de plataforma.
  • División: división de la compañía desde la que se organiza el viaje.
  • Tipo de medio: referido al tipo de medio de transporte.
  • Tipo de plataforma.
  • Kilómetros: del viaje.
  • Fecha de salida.
  • Fecha de llegada: se cumplimenta desde el programa de confirmaciones nacionales.
  • Fecha de cierre: se consigna al cerrar el viaje y repartir los costes del mismo entre los albaranes.
  • Conductor.
  • Terminal origen.
  • Agencia origen: entidad propietaria de la terminal de origen, o, si no se usan las terminales, agencia que fleta el viaje desde el origen.
  • Documento de transporte: campo libre para consignar, si se desea, el número del cmr, o el número de bl, por ejemplo.
  • Ayudante.
  • Terminal destino.
  • Agencia destino: agencia que recibe la mercancía en destino.
  • Responsable: persona responsable de la gestión técnica.

Asignación de albaranes / avisos al viaje

Los albaranes / avisos pueden ser asignados al viaje de varias maneras:

    • Desde el menú de la aplicación
    • Desde el propio viaje.
    • Desde el mostrador de asignaciones.

En los dos primeros casos, el funcionamiento es idéntico.

Asignación de albaranes desde viaje

Al ejecutar la opción del viaje aparecerá un mantenimiento donde se podrán ver el viaje seleccionado, los albaranes asignados y los albaranes pendientes de asignar a viajes.

En la parte superior se muestra el total de ocupación de peso bruto (GW), volumen (CBM), metros lineales (LDM) agrupando por los albanes de tipo recogidas o tipo entregas. Desmarcando el check Porcentajes se muestra, además la ocupación de unidades (UND) y el peso bruto del ADR (GWADR), la ocupación se muestra en valores absolutos.

Para poder buscar los albaranes pendientes de asignar a los viajes, se debe pulsar el botón ‘Albaranes’.

Esto mostrará un mantenimiento de selección de albaranes donde se puede filtrar por diferentes campos.

A parte del filtro que se haya aplicado para la selección de albaranes, se debe tener en cuenta que sólo aparecerán los albaranes cuyo estado sea o bien “en almacén”, o bien “en tránsito”; y, si así se ha configurado, los que tengan tipo de reparto nacional (valor fijo en configuración).

También se podrán insertar los albaranes de forma continua, tecleando directamente la numeración en el campo Albarán, posicionado debajo de los botones Viaje y Albarán

A continuación, aparecen los albaranes seleccionados en la parte inferior de una pantalla, como no asignados. En la parte superior de la misma pueden aparecer otros albaranes ya asignados a ese viaje con anterioridad.

Para asignar albaranes al viaje, basta con seleccionarlos y arrastrarlos de la parte inferior a la superior. O de la parte superior a la inferior, si se desea desasignarlos.

En la parte superior se muestran en todo caso los kilos asignados al viaje, así como, los bultos y, en su caso, los kilos de mercancía peligrosa.

Al guardar los cambios se hace efectiva la asignación de los albaranes al viaje, se produce un cambio de estado en los albaranes y se genera un nuevo hito.

Programa Estado aviso Hito aviso Estado albarán Hito albarán
Asignación a viaje Asignado a viaje Aviso nacional asignado a viaje Asignado a viaje Albarán nacional asignado a viaje
  • Calculo transportista nacional. A través de parametrización se podrá activar esta opción calculo de los costes del transportista. En el proceso se calcularán las previsiones de gasto de los albaranes asignado al viaje seleccionado. La base de esos cálculos serán grupos de instrucciones que dependerán del transportista del viaje. Si ya existen líneas de valores (Previsiones en estado Pendiente/Aceptada) se actualizarán los importes.

Mostrador de asignaciones

Programa, mediante el cual, se pueden asignar o desasignar albaranes a viaje de forma gráfica y clara, simplemente arrastrando una selección de albaranes pendientes de asignar (parte derecha de la pantalla) a la parte inferior izquierda, asignándolos al viaje seleccionado.

Desde este programa, es posible generar nuevos viajes pulsando el botón correspondiente.  El botón “refrescar” actualiza los datos presentados, mostrando, si los hubiera, aquellos albaranes y viajes que se hayan dado de alta en otras sesiones, mientras el mostrador ha estado abierto.

También se puede acceder al mantenimiento de albaranes y viajes, haciendo doble clic en el registro correspondiente.

CMR

Relación de carga

Este programa permite, introduciendo las descargas correspondientes a un viaje, generar el/los cmr/s correspondiente/s a un mismo viaje.

Al ejecutar la opción del viaje aparece una pantalla dividida en tres partes. En la parte superior aparecen los albaranes del viaje pendientes de asignar a descarga.

A continuación es necesario insertar un registro en la parte central por cada descarga que se vaya a efectuar en el viaje en el orden correspondiente. El campo descarga es libre, basta con introducir un texto que las identifique.

Finalmente se seleccionan albaranes de la parte superior y se arrastran sobre la descarga correspondiente de la parte central. Así, el albarán desaparecerá de la parte superior y aparecerá en la parte inferior como asignado a una descarga.

Para ver los albaranes asignados a cada una de las descargas bastará con desplazarse por los registros de la parte central de la pantalla (descargas) y en la parte inferior aparecerán los albaranes.

Generación de CMR

Esta opción generará los CMR del viaje en función de las descargas, si las hay, y en caso contrario según las normas de generación de CMR de la aplicación.

Una vez el proceso ha finalizado, muestra el/los cmr/s generado/s.

Relación de CMR’s / asignación CMR

Desde esta opción del viaje se accede a un mantenimiento que permite:

  • Ver los albaranes del viaje pendientes de asignar a CMR.
  • Asignar albaranes a CMR.
  • Ver los albaranes que ya están asignados a CMR.
  • Acceder al mantenimiento de CMR’s.
  • Desde el mantenimiento de CMR’s, lanzar la impresión del documento.

Relación de CMR’s

Al ejecutar la opción aparece la siguiente pantalla:

En la parte superior derecha de la pantalla aparecen los albaranes del viaje que no están asignados a CMR. Arrastrando los albaranes sobre alguno de los CMR’s existentes en la parte inferior izquierda quedaría asignado. Si por el contrario, seleccionamos y arrastramos uno o varios albaranes a la parte superior izquierda generaríamos un nuevo CMR.

También existe la posibilidad de desasignar albaranes de un CMR. Para ello es necesario situarse sobre el CMR en la parte inferior izquierda abrir el árbol y seleccionar un albarán, seguidamente se elimina el registro con el botón del menú general.

Situando el cursor sobre uno de los CMR’s generados podemos acceder a su mantenimiento (ver generación de CMR’s), donde los datos son susceptibles de ser modificados. Desde este punto puede procederse a la impresión del documento.

Cierre de viaje

Continuando con la secuencia en el circuito con posterioridad a la asignación de albaranes, se procede al cierre del viaje. El cierre implica que ya no se pueden asignar más albaranes al viaje.

Se lleva a cabo cambiando el estado ha cerrado en el viaje. Para el uso de los programas de “confirmaciones nacionales” y “POD’s nacionales”.

Reparto de costes del viaje

El reparto de costes del viaje entre los albaranes que tiene asignados se realiza mediante la opción de menú correspondiente. El modo en que se lleva a cabo está en función de los criterios de reparto de cada concepto.

Dichos criterios se establecen en la opción de menú

“transportes/facturación/criterios de reparto” donde puede establecerse como criterio el peso tasable, el peso bruto, el número de bultos, etc.

Al establecer el criterio de reparto de cada concepto, también se establece si se generará línea de venta en el albarán, y si se calculará la tarifa de venta de ese concepto.

El programa de reparto, al ejecutarlo, muestra una consulta para la selección de los viajes. Una vez realizada la selección, los viajes se cargan en el programa que realiza el reparto de los costes. De ellos, se seleccionarán aquellos para los que se quiera llevar a cabo el reparto; y se pulsará el botón que ejecuta el programa.

Confirmaciones nacionales

Realiza la confirmación de la llegada a la terminal de destino de los viajes cerrados. Al ejecutarlo, el programa por defecto mostrará, en el campo correspondiente, la terminal asociada a la división con la que se ha validado el usuario, en función del registro del mantenimiento “relación terminales – entidades”.

A continuación, se cumplimentará el campo “viaje”, donde se insertará el código de un viaje ya cerrado. Esto provocará la carga de los albaranes del viaje en la parte superior del programa (“sin confirmar”).

Es posible, también, usar el botón “buscar” que traerá como albaranes sin confirmar todos aquellos avisos y albaranes pendientes de llegar a la terminal, independientemente del viaje al que estén asignados. Usando esta opción es posible que aparezcan también albaranes y avisos confirmados (en la parte central de la aplicación), ello se debe a que, el programa muestra todos los albaranes que hayan sido confirmados en un plazo no superior a una semana respecto la fecha de la confirmación.

Los avisos que aparecerán como resultado de la búsqueda serán aquellos cuyo tipo de reparto sea “nacional” y su estado sea “recogida asignada”, o bien “pendiente de recoger”. Por otra parte, los albaranes que aparecerán serán aquellos cuyo tipo de reparto sea “nacional” y se hallen el alguno de los siguientes estados; “en almacén”, “impreso albarán”, “en tránsito”, “asignado a viaje”.

Gestión de incidencias

Las incidencias recibidas se asociarán al albarán o aviso correspondiente de la siguiente manera:

  1. Se selecciona el albarán o aviso en el que se haya producido la incidencia de los que se encuentran sin confirmar.
  2. Se marca en la parte superior izquierda para que se habiliten los campos relativos a la incidencia.
  3. Se introduce el texto libre que se desee, referente a la incidencia.
  4. Se selecciona el tipo de comentario o el tipo de incidencia. Se pulsa el botón “OK”.

Con ello se consigue lo siguiente:

  • Se desplaza el aviso/albarán a la parte inferior del programa como “con incidencia.
  • Se generará un comentario asociado al albarán/aviso. Este comentario es susceptible de ser modificado o ampliado con la funcionalidad de la tecla F10 de acceso a los comentarios de registro.
  • Además, el estado del aviso/albarán pasará a ser “anulado”.

Confirmación de avisos y albaranes

Deben seleccionarse los albaranes que se quieran confirmar y pulsar el botón “confirmar”. Los albaranes pasarán a la parte central del programa como “confirmados”. La confirmación se hará efectiva en el momento en que se guarden los registros (F2).

Efectos de la confirmación:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

También se llevarán a cabo los siguientes cambios:

En el aviso de recogida:

  • Fecha de recogida: fecha de llegada del viaje.
  • Estado del aviso: recogido

En el albarán de entrega:

  • Si el número de orden de la terminal es 5 (la última) y el código del modo de envío acaba en “d” (delegación) el estado del albarán será “en destino”
  • Si la terminal es la última pero el código del modo de envío es distinto a lo especificado anteriormente entonces, el estado pasa a ser “pendiente de entregar”
  • Si la terminal no es la última, el estado del albarán es “en tránsito”.
  • Si la terminal no es la última se actualizarán las terminales del albarán con la última a la que ha llegado. Si ésta terminal está asociada a una división distinta a la del usuario según el mantenimiento “relación terminales – entidades”, se generará un nuevo albarán que será una réplica del que se acaba de confirmar, excepto en los siguientes campos:
    • Fecha de albarán.
    • División.

También se replicarán los registros de terminales, los hitos y los comentarios del albarán original.

Al generarse, además, hará la consulta correspondiente al mantenimiento de kilómetros y se actualizarán los campos que se vean afectados por esta consulta.

Desconfirmación de avisos y albaranes

Aquellos albaranes/avisos que se encuentren como confirmados son susceptibles de ser desconfirmados. Al desconfirmar los albaranes seleccionados, pasan a la parte superior del programa como “sin confirmar”. El cambio no será efectivo hasta que se guarden los cambios (F2).

Pasamos a detallar como afecta la confirmación a esos avisos de recogida y albaranes desconfirmados.

En el caso del aviso de recogida, si estaba asignado a un viaje de recogida entonces el estado volverá a ser “recogida asignada” en caso de no estar asignado a viaje entonces el estado será “pendiente de recoger”.

En el caso del albarán de entrega, si el albarán estaba asignado a viaje volverá al estado “asignado a viaje”, en caso contrario al no poder saber en qué estado se encontraba el albarán pasará al estado “impreso albarán”.

Se modificará el registro de terminal actual por la anterior a la confirmación. Si se hubiera creado un albarán por cambio de delegación (como se especifica en las confirmaciones), dicho albarán se eliminará.

Sólo por seguridad existe una restricción en la desconfirmación. Los albaranes que al confirmarlos pasen a estar “en tránsito” no podrán ser desconfirmados. Para evitar que se aborte la continuidad del recorrido de mercancías en terminales de tránsito.

POD’s nacionales

El programa sirve para confirmar repartos con prueba de entrega (pod). En líneas generales, su funcionamiento es igual que el del programa de confirmaciones nacionales pero con algunas particularidades.

La búsqueda de albaranes puede hacerse, además, a través de la consulta normal (F3), sin que se establezca ningún tipo de filtro respecto al estado del albarán. Esto es así para poder confirmar entregas que, por la razón que sea se han saltado algún paso intermedio en el sistema o contienen datos erróneos, y, sin embargo, han sido entregados.

Al confirmar, los albaranes quedan en estado “entregado” y se les asigna fecha de entrega y hora de entrega, y se genera el hito correspondiente.

Al desconfirmar, los albaranes quedan en el estado anterior, y se genera el hito “entrega desconfirmada”

Entrega

Programa para gestionar las entregas en general, aunque tiene una funcionalidad similar al programa “pod´s nacional”. Tiene las mismas reglas de negocio con respecto a la consulta de albaranes, ya que no filtra por los estados del albarán.

Al pulsar el botón correspondiente, se producirá el pertinente cambio de estado de los albaranes seleccionados, así como el hito correspondiente.

También se actualizará la terminal actual.

Programas Estado albarán Hito albarán
Estado anterior En almacén, en tránsito o asignado a viaje. Albarán nacional asignado a viaje
Confirmación nacional Entregado Albarán nacional en destino

 

Atención al cliente. Gestión de incidencias

El objetivo de los programas que se verán a continuación es la gestión de las incidencias acontecidas a lo largo del circuito de distribución.

Relación hitos – tipos de comentario

Este mantenimiento permite asociar a cada tipo de comentario sólo le pueda asociar aquellos hitos con los que esté relacionado. Si un tipo de comentario no estuviera relacionado con una serie de hitos en este mantenimiento, puede asignar cualquiera de los hitos relacionados con su área.

Soluciones

En este mantenimiento se asocian tipos de comentario “incidencia” con tipos de comentario “solución”. En la gestión de la solución de la incidencia, las soluciones que se mostrarán serán las que estén relacionadas con aquella incidencia.

Acciones

Cuando la solución a una incidencia suponga soportar costes imputables al albarán o generar cargos a alguna de las entidades que intervienen en el albarán se usarán las acciones.

Si se pulsa la opción “replicar” se generará, al ejecutar la acción, un albarán nuevo (relacionado con el albarán origen), y en él se generarán las líneas de previsión de coste o de ventas de las acciones.

Las líneas de venta o previsión se generarán contra la entidad que se señale en la acción y el importe vendrá determinado por el grupo de instrucciones asignado.

Facturación

Valoración del albarán

La valoración de las previsiones de gastos, ventas y los gastos reales imputables al albarán se registran en las pestañas que contiene la pestaña “cargos” del propio albarán. La facturación se genera a través de la pestaña de “ventas”.

Al insertar un registro en la pestaña de ventas, por defecto, la aplicación va a proponer como entidad, la entidad a facturar del albarán. Sólo se trata de una propuesta, por lo que el dato es susceptible de ser modificado.

Es necesario informar del concepto que se va a facturar y su valoración, así como de la divisa en la que se facturará (por defecto será la de la aplicación de facturación del cliente). El tipo de cambio vendrá dado por el mantenimiento de cambios de la divisa, y el tipo de impuesto será arrastrado por el concepto de facturación.

En este punto, si la propia compañía dispone de flota propia de vehículos y desea imputar el ingreso del flete al medio de transporte, se podrá indicar en el campo correspondiente. Incluso, si la compañía tiene como dimensión analítica el medio de transporte, el valor de este campo se arrastrará hasta el apunte contable de la venta (quedando asociado el ingreso al medio de transporte).

Si existe un mantenimiento de las tarifas a clientes, pulsando el botón “calcular venta” se insertarán todos los conceptos que se van a facturar debidamente valorados.

Marcado de albaranes

Puede establecerse mediante un parámetro (valor fijo “tdimarcaralbaranes”), que los albaranes deben ser sometidos a un control previo a la facturación. Mediante esta opción se llevará a cabo el proceso que dejará los albaranes, asignados a un viaje, listos para ser facturados, y no será hasta este momento que sus líneas de ventas podrán generar unidades de facturación. Si se intenta generar unidades de facturación de un albarán que no está marcado, aparecerá un mensaje advirtiéndolo, y la aplicación no permitirá que el proceso se lleve adelante.

En primer lugar, aparecerá una ventana de consulta para seleccionar aquellos albaranes que se van a marcar, y a continuación se seleccionarán aquellos albaranes que se van a marcar y finalmente se lanzará el proceso.

Proceso de facturación del albarán

Desde el albarán (valores/ventas) y a través de la opción “crear unidades de facturación” aparecerá una ventana con las líneas de ventas seleccionadas que se encontraran en estado pendiente. Si no se han seleccionado líneas, aparecerán todas las que estén en estado pendiente.

En la parte superior aparecen todas las entidades que tienen líneas de venta pendientes de facturar en el albarán. Seleccionando una de ellas, en la parte inferior aparecerán las líneas de ventas correspondientes a la entidad seleccionada.

Por defecto, aparecerá la aplicación preferente de facturación de la entidad y una clasificación de transacción vigente, pero ambas son susceptibles de ser cambiadas por otras. Se deberá consignar también una fecha de emisión, y ya se podrá proceder a la generación de unidades de facturación.

Si se desea, se puede marcar “calcular factura” con lo que el resultado del proceso será la factura (susceptible de ser impresa, desde el propio albarán, y enviada al cliente).

Para finalizar, se muestra una relación de las unidades de facturación / facturas generadas.

Fecha última modificación: agosto 1, 2023 por Javier Alvarez