Visión General

El módulo “Terrestre” comprende las gestiones características del tráfico terrestre, incluyendo la apertura “partidas” y “expedientes”.

A partir de estos registros, se obtienen los documentos específicos del tráfico así como la gestión de las “cuentas a mitad” y los tránsitos que proceden de la gestión diaria.

Mecánica General

La mecánica general del módulo de transporte terrestre se inicia con la creación de la unidad principal, denominada “Partida”, que procederá de diferentes orígenes y que pueden ser:

  • Una llamada telefónica, un fax o un e-mail del cliente solicitando nuestros servicios por lo que se deberá proceder a captación del mayor número de datos para poder cumplimentar dicha partida.
  • Una entrada o salida de nuestro almacén por lo que se deberá proceder a la creación de la partida (de importación o exportación en cada caso) para su despacho.
  • Un dossier de Aduanas que incluirá información detallada de la partida que se gestionará con este módulo.
  • Una orden de gestión desde el departamento comercial y que será susceptible de ser completada con posterioridad.

Esta partida será el compendio de datos relativos a una mercancía con información relevante de remitente y destinatario, mercancía, bultos y pesos, agentes que intervienen en el proceso del transporte, etc…

Una vez confeccionada la partida, El envío puede contar con más de una partida del mismo remitente y para el mismo destinatario con lo que se asignará la misma a un expediente que se considerará un grupo de partidas que podrán también tramitarse como una unidad de gestión.

A partir de esta unidad de gestión, ya sea la partida o el dossier, se realizará la documentación necesaria en cada caso.

 

Terrestre exportación

La gestión integrada del transporte terrestre de exportación se podría detallar siguiendo los diagramas de flujos siguientes:

Terrestre importación

Paralelamente, la gestión integrada del transporte terrestre de importación se podría detallar siguiendo los diagramas de flujos siguientes:

Estados de la partida

  • Prepartida: Es el estado inicial propuesto por defecto. Operación solicitada, guardada con los datos básicos obligatorios, pero no en firme.
  • Pendiente: Es el estado posterior a Prepartida y anterior a facturable. Operación en curso.
  • Facturable: Es el estado necesario para poder realizar procesos de facturación en la operación. El proceso de cierre de viaje modifica automáticamente a este estado.
  • Cerrada: Es el estado en el que se considera que ya se han realizado todas las gestiones necesarias para la operación y queda bloqueada a cambios sin acceso por clave. El proceso de cierre de expediente modifica automáticamente a este estado.
  • Proforma: Es el estado específico que tiene como finalidad la impresión del documento Proforma.
  • Agrupada: Es el estado que informa de que esa operación ha sido creada por un proceso de agrupación desde varias operaciones origen. (Marítimo Consolidado).
  • Dividida: Es el estado que informa de que la operación ha sido creada por un proceso de subdivisión desde una operación origen (Marítimo Consolidado).
  • Anulado: Es el estado que informa de una operación cancelada. La operación queda bloqueada a modificaciones sin acceso por clave.

Terrestre Grupaje

CICLO DE PROGRAMAS

Partida terrestre importación y exportación

Opción que permite la gestión de las partidas: crear, modificar y eliminar. Esta pantalla se desglosa en 7 pestañas. La pantalla es común a las dos opciones de importación y exportación. Más adelante se detallan las diferentes opciones que presenta cada una de ellas.

Pestaña “Cabecera”

Pestaña principal, donde residirá la mayor información. Campos a resaltar de esta primera pestaña:

  • Tráfico: Indica el tráfico Importación/Exportación.
  • Partida: Código de la partida. Numerador automático.
  • Expediente: Indica el número de expediente al que está asignado la partida. El botón situado a la derecha de este campo permite generar el expediente de la partida automáticamente.
  • Expedidor y Destinatario: Marcan las entidades expedidoras y destinatarias de la partida.

El botón que hay situado a la derecha de los campos de código de las entidades propone, como en el albarán, las entidades con las que se ha trabajado alguna vez. Hay que destacar también que la descripción del destinatario rellenará el campo “Marcas” de la partida. Debajo del código y descripción de las entidades se muestran los campos de direcciones relacionados con las entidades. Por defecto se muestra la dirección de tipo ‘Fiscal’ y en el código de la dirección quedará en solo lectura hasta activar los campos de Transporte local. Si existen parametrizaciones en ‘Parámetros de direcciones de albaranes’ estas se propondrán al activar el campo de tipo combo en Transporte local (descritos un poco mas abajo en este capítulo).

  • “p” = Guardar como plantilla. Se pueden guardar las partidas como plantilla, para su uso frecuente.
  • “q” = Desbloquear. Desbloquea las partidas en el caso de que la partida esté cerrada, se solicitará una palabra de paso para poder desbloquear.
  • Tarifa Cli. y Tarifa Cor.: Tarifas para el cliente y el corresponsal, aquí se introducirán, si se utilizan, las tarifas para realizar el cálculo de ventas y el de previsiones.
  • Corresponsal: Entidad corresponsal si fuera necesario.
  • Incoterm: Indica la condición de venta, por lo que según este campo se propondrá un cliente a facturar o no, el cálculo de ventas y previsiones también se verá afectado.
  • Recogida/Entrega: Transporte Interior Nacional, indica el modo de transporte de la mercancía en territorio nacional. Puede ser:                                                                                    N: No se transporta, el cliente viene a buscarla/traerla.                                                                                                                                                                                                        S: Si se transporta, se genera Albarán transitario para el transporte.                                                                                                                                                                                    L: en línea, esto quiere decir que el camión que recoge/entrega la mercancía en origen la lleva a destino en línea.
  • ‘’…’’: Este botón si detecta que hay una relación entre Albarán y Partida, abre el Albarán, y si no detecta relación genera un albarán.
  • Recogida/Entrega extranjero: Transporte Interior en el Extranjero:

Exactamente igual que el anterior, pero en territorio extranjero.

  • A la derecha de estos combos aparecerán las entidades de los transportistas de recogida o entrega según el flujo de la partida.
  • Tipo de vinculación: Indica si la mercancía de la partida está vinculada a una entrega con reembolso o no y su tipo de vinculación.
  • Marcas: Por defecto siempre se propone la descripción o nombre del destinatario.
  • Mercancía: Campo de texto libre para la descripción de la mercancía.
  • Peso tasable: Este campo se rellenará automáticamente con el resultado de un proceso que, a partir del peso bruto, el volumen y el metro lineal decidirá cuál es el más “pesado” y lo propondrá como peso tasable. El proceso va a buscar unos factores de conversión que variarán según el tráfico, la división y el cliente a facturar de la partida. Estos factores los multiplicará por el volumen y por el metro lineal. Su resultado será comparado con el peso bruto y el mayor de ellos acabará como peso tasable.
  • Los campos de volumen y metros lineales a su vez cuando se rellenan proponen los mismos valores como volumen y metro lineal de corresponsal si estos están vacíos o a 0, y por lo tanto también el mismo peso tasable.
  • País origen mercancía: Se propondrá el valor del campo ‘País origen’.
  • Valor de la Mercancía: Importe por el cual está valorada la mercancía.
  • Seguro: Si se activa esta casilla de validación automáticamente el valor de seguro se propone como valor asegurable, y este campo pasa a estar habilitado para poder ser modificado. Además permite seleccionar registros del mantenimiento de las Pólizas y se mostrarán todos aquellas pólizas relacionadas a la entidad a facturar.
  • Hacer Previsión: Indicará si se quiere hacer previsión de la mercancía.
  • Control aduanero: Indicará si la mercancía está bajo control aduanero.
  • Exp.Uni.: Expediente único, este campo enlazará la partida a un Expediente único que como su nombre indica, trata de tener todas las gestiones técnicas a realizar unidas en un solo documento.
  • Dimensiones. Este botón abrirá una ventana de dimensiones donde se pueden introducir las medidas y pesos por unidad. Al rellenar el ultimo campo de las medidas, el programa calculará tanto el volumen como los centímetros lineales.
    • Cálculo del volumen: Largo (cm) x Ancho (cm) x Alto (cm) = Volumen en m3 por unidad
    • Cálculo de centímetros lineales: Largo (cm) x Ancho (cm) / 240 (cm) = Centímetros lineales por unidad.

En la parte superior (Totales y remanentes) se mostrarán los centímetros lineales en metros lineales.

El campo de tipo check de la columna Aplicar permite indicar si se desea traspasar los metros lineales calculados a la operación. El valor por defecto es que No (valor por defecto configurable por parametrización). También se pueden poner el campo calculado centímetros calculados con valor cero para que el campo correspondiente en la operación también quede a cero.

Al cerrar la ventana de dimensiones, rellenará las casillas de volumen y metros lineales y calculará con estos valores el peso tasable de la operación.

Pestaña “Expediente”

En esta pestaña se complementan los datos de mercancía de la partida. Se detalla la información de la vinculación si la partida tiene vinculación, información que se traspasa al albarán de distribución una vez creado. El resto de información es el detalle del Expediente al que está asociada la partida.

Pestaña “Aduana”

En esta pestaña se introducirán todos los valores relacionados con aduana para su posterior tramitación con la misma. A destacar el botón a la derecha del campo Dossier que generará automáticamente el Dossier y el número de DUA, previas comprobaciones.

En el caso de no realizar el despacho con la aplicación se podrán informar los datos del despacho externo en los campos de ‘Datos despacho externo’. Una vez informados los campos, estos se bloquean pudiendo modificar desde la opción ‘Desbloquear despacho externo’ del área ‘Aduanas’.

Pestaña “Valores”

En esa pestaña se observan cuatro pestañas, Previsiones, Ventas, Gastos y Resumen.

En la pestaña de previsiones se introducen las previsiones de la partida.

Con el botón “Gen. Venta”, seleccionando líneas de previsión, genera las líneas de ventas con los mismos conceptos e importes.

El botón “Calcular Concepto” realiza al cálculo automático de los conceptos introducidos dependiendo de las tarifas de facturación que el sistema puede tener definidos.

El botón “Calcular Previsión” trae a la partida los conceptos que se hayan establecido según unos “grupos de instrucciones” o conceptos definidos.

En la pestaña de ventas se introducen todas las líneas que van a ser susceptibles de ser facturadas y que posteriormente podrán ser convertidas en “unidades de facturación”.

El botón “Gen. Previsión”, seleccionando líneas de ventas, genera líneas de previsiones con los mismos conceptos e importes.

El botón “Calcular Concepto” realiza al cálculo automático de los conceptos introducidos dependiendo de las tarifas de facturación que el sistema puede tener definidos.

El botón “Calcular Venta” trae a la partida los conceptos que se hayan establecido según unos “grupos de instrucciones” o conceptos definidos.

En la pestaña de gastos se observar los gastos imputados contra esta partida.

En la pestaña de resumen se detalla un resumen de los conceptos con sus ventas, gastos y previsiones, permitiendo agrupar por el concepto a imprimir en el documento de factura.

Pestaña “Ampliación”

En esta pestaña se introducen los datos de ampliación de la partida.

Pestaña “Líneas Mercancía”

En esta pestaña se introducirá el detalle de todos los productos que contiene la partida.

Pestaña “Status”

En esta pestaña visualiza el seguimiento de los hitos relacionados con los ficheros de integración. La visualización de la pestaña se activa/desactiva en función de parametrizaciones.

Acceso a otras opciones desde el mantenimiento de partidas

Con el fin de agilizar el funcionamiento de la aplicación, _b First permite el acceso directo a una serie de opciones relacionadas con la partida.

El acceso a estas opciones está situado en la parte superior de la pantalla.

La barra de accesos en importación se configura de la siguiente manera:

Duplicar partida. Crea una nueva partida a partir de una ya existente.

Pudiendo elegir si también se quiere duplicar las líneas de valores, líneas de mercancía y/o ordenes de transporte. En caso de elegir solo “Duplicar partida” solo se duplicarán los datos de la pestaña Cabecera.

Unidades de facturación: Sólo activa cuando se está en la pestaña de valores, coge las filas de ventas en estado pendiente y abre el programa de Generación de unidades de facturación (UNFA). Este programa generará las unidades de facturación de las partidas, que será el paso previo a la factura. Una vez generada la unidad de facturación la línea quedará en estado “en Unidades de facturación”.

Si se genera la factura el estado pasará a ser “Facturada”.

Calcular factura. Se calcula la factura de las líneas de venta de la partida que estén en estado unidades de facturación.

Cargos internos: Opción mediante la cual líneas de ventas de la partida en estado pendiente se pasan como cargo a otra gestión técnica. Para ello en destino se elige el departamento destino, y en referencia el código del documento destino. A la hora de generar podremos elegir si queremos que se genere asiento o no.

Absorber Departamento

Este formulario permite generar una partida a partir de otro documento que exista guardado, proponiendo los datos que tengan en común. En destino aparecerá el departamento con el que se está trabajando, en este caso partidas de transporte. En origen aparecerá el departamento del cual se quiere absorber la información, y en referencia el código del documento concreto de ese departamento.

Cambiando los parámetros en los valores fijos, se tiene acceso a través de la misma opción a Enlace Departamento. Este formulario también permite generar un nuevo registro partiendo de los datos de origen.

En la parte superior muestra el registro de origen (Partida o Dossier), en la parte inferior muestra aquellos registros que se hayan creado con ese mismo origen.

Los campos tipo check en la referencia origen indican si ya Existe la combinación del registro de origen con el seleccionado en el combo Departamento destino o si se Creara un nuevo registro.

Una vez seleccionado la combinación se mostrará una nueva ventana donde se permite modificar algunos datos del registro de destino.

Al confirmar los datos de destino, se añade el registro creado en la pantalla anterior.

Relaciones de Departamentos. Opción que complementa a la anterior, muestra las relaciones entre departamentos que tiene la partida. Ya sea como origen de información o como destino. El tipo de relación indica si la relación se ha realizado a través de una absorción o a través de un cargo interno.

Tracking. Permite hacer un seguimiento de la partida. Se muestra la siguiente pantalla donde se puede hacer un seguimiento de los “hitos” asignados a la partida que se han definido para los diferentes tráficos.

CMR. Abre el mantenimiento del CMR

Albaranes de la partida. (Nacional y extranjero)

Estas opciones se activan si los combos de TIN y TIE tienen un valor diferente de N, es decir, que tienen transporte interior/extranjero o la mercancía va en línea.

El formulario de albaranes de la partida propone por defecto toda la información disponible en la partida para poder generar el albarán transitario posteriormente.

Este albarán “intermedio” será el que relacione la partida con el albarán transitario. En este punto se propone modificar información que se quiere incluir en el albarán definitivo.

Para generar el albarán únicamente habrá que hacer clic en el botón que hay a la derecha de la casilla de albarán. Automáticamente se generará el albarán y se actualizará.

Absorber albarán. Esta opción muestra un formulario de consulta y selección de albaranes, el albarán elegido generará una nueva partida.

Direcciones. Una partida puede tener varias direcciones, de varios tipos, en este mantenimiento auxiliar de la partida se generan.

Servicios. Mantenimiento auxiliar de la partida que asigna tipos de servicio a la partida.

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Comentarios: Muestra los comentarios de la partida cuando esta es proforma

Calcular ventas: Realiza la misma función que el Botón de las líneas de ventas, pero en este caso desde cualquier lugar de la partida.

Calcular previsiones: Realiza la misma función que el Botón de las líneas de previsiones, pero en este caso desde cualquier lugar de la partida.

Incidencias. Abre el mantenimiento de incidencias de la partida.

Gestionar líneas de previsión. Se gestionan las líneas de previsión de la pestaña de valores.

Orden de despacho. Abre el mantenimiento de Órdenes de despacho.

Orden de transporte. Abre el mantenimiento de Órdenes de transporte.

Propuesta de seguro. Se accede al programa Propuesta de Seguro para generar un seguro a la partida

Entradas. Se genera un albarán de entrada de almacén y lo abre en su mantenimiento.

Salidas. Se genera un albarán de salida de almacén y lo abre en su mantenimiento.

Crear anticipos a proveedor. Sobre una línea de previsión, se crea un anticipo a proveedor.

Consulta anticipos a proveedor. Se abre en su mantenimiento, todos los anticipos a proveedor que hay en la partida.

Buscar oferta. Realiza una búsqueda de las ofertas hechas por el departamento comercial.

Editar etiquetas de partida. Se abre un cuadro de dialogo para escribir los datos que se quieren incluir en las etiquetas.

La barra de accesos en exportación se configura de la siguiente manera:

A continuación se explican las opciones diferentes a importación, que no se han explicado anteriormente.

FCR.

Mantenimiento certificado EUR.1.

Mantenimiento certificado ATR.

Mantenimiento certificado de origen.

Etiquetas de partida. Se generan las etiquetas de la partida a imprimir.

Expediente terrestre (Importación y Exportación)

Opción también llamada “camión” que se utilizará para agrupar partidas que vayan a utilizar el mismo medio de transporte.

Los campos más destacados son:

  • Tráfico: Se asigna un tráfico al expediente, el tráfico al igual que en la partida indica que numerador se utilizará para el expediente. Si el tráfico no tiene numerador para el expediente, cuando se clica en el botón de numerar no generará ningún código y se introducirá manualmente.
  • Expediente: Código del expediente/camión.
  • Medio Transporte: Código o nombre del medio de transporte utilizado. El valor introducido aquí puede provenir de la validación con el programa de medios de transporte y además la descripción se pude alterar ya que es un campo libre, propio del expediente y se puede añadir la información necesaria.
  • Transportista: Nombre del transportista si fuera necesario.
  • Corresponsal y Ref.: Nombre del corresponsal y su referencia si fueran necesarios. Si la entidad Corresponsal tiene un comentario con el “Tipo de comentario” del mismo código que el “Trafico” del Expediente, el campo de la grid “Corresponsal” queda coloreado.
  • Tipo: Tipo de expediente, puede ser directo o grupaje.
  • Flete: Puede ser Prepaid (pagados) o Collect (debidos)
  • Coste Camión: Indicará el importe por el que está valorado el camión.
  • Divisa y cambio: Divisa utilizada por el expediente y su cambio.
  • Estado: Los estados del expediente pueden ser:
    • Pendiente
    • Viaje Cerrado
    • Viaje liquidados
    •  Expediente cerrado.

Los estados de “cerrado” no permitirán la modificación del expediente.

  • También se muestra una imagen con una llama naranja que indica si el Expediente contiene mercancías peligrosas (Se mostrara este icono en función de si el Expediente tiene asignado contendores con el campo MMPP en Si (pestaña de contendores del Expediente) o si las Partidas asignadas al Expediente tienen el check de ADR marcado en las líneas de mercancía)

Se comprueba también que en la parte inferior de la primera pestaña hay una serie de campos agrupados y de sólo lectura que muestran una información resumida de las partidas del expediente.

Pestaña “Valores”

La pestaña de “Valores” funcionará exactamente igual que la pestaña de valores de las partidas. La única novedad o variación es la pestaña de “Resumen”. En los expedientes estará dividida en dos sub-pestañas: Resumen: Que será un resumen de las líneas de valor del expediente, exactamente igual que en las partidas.

Resumen partidas: Esta pestaña también está dividida en dos sub-pestañas más.

Una muestra el resumen agrupado por partidas.

La otra, pestaña “Conceptos”, muestra las líneas de valor de todas las partidas, pero agrupadas por conceptos.

Pestaña “Escalas/Partidas”

La pestaña de partidas muestra las partidas que tiene asignadas el expediente o camión. Si hacemos doble clic sobre cualquier registro de la grid nos abrirá la partida de ese registro.

En la parte inferior de esta pestaña se comprueba a la izquierda una caja de texto que recalculará el peso tasable de todas las partidas para el expediente.

En la derecha aparecerá un botón “Añadir partidas”, este botón abrirá el mantenimiento de las partidas que permitirá dar de alta partidas para este expediente. Para ello lo que hará será proponernos una nueva partida con los valores del expediente por defecto. Los valores del expediente que bajarán a la partida serán: Expediente, Tráfico, Fecha de Salida, Fecha de alta (según valor fijo), Fecha de llegada, Tipo de expediente/partida, Corresponsal y su referencia, País origen y destino y Transportista.

Acceso a otras opciones desde el mantenimiento de partidas

Con el fin de agilizar el funcionamiento de la aplicación, _b First permite el acceso directo a una serie de opciones relacionadas con la partida.

El acceso a estas opciones está situado en la parte superior de la pantalla.

Opciones comunes a los dos flujos:

 Traspasar partidas: Generará el intercambio de partidas entre delegaciones.

 Asignar partidas: Abrirá el programa de asignación de partidas anteriormente comentado.

Generar unidad de facturación: Igual que en las partidas esta opción estará habilitada cuando el usuario este en la pestaña de valores del expediente. Se abrirá el programa de Unidades de Facturación con las líneas de venta pendientes que se tengan. Si no se tienen líneas pendientes de ventas se avisará.

Generar unidades de facturación de partidas. Opción para visualizar la relación de partidas del expediente con sus líneas de ventas.

Calcular factura: Se calcula la factura de las líneas de venta del expediente que estén en estado unidades de facturación.

Cargos internos: Opción que generará un cargo interno contra otro departamento. Funciona exactamente igual que en albaranes transitarios y partidas.

Abrir Cuenta mitad: Se abrirá el programa de Cuentas a Mitad con la o  las cuentas del expediente.

Generar Cuenta mitad: Se generará la cuenta o cuentas a mitad (si hay distintos corresponsales en las partidas del expediente) en background.

Tracking. Permite hacer un seguimiento del expediente. Funciona exactamente igual que en Partidas.

Mantenimiento de datos de la partida.

Histórico expediente. Permite realizar el seguimiento de eventos producidos en el viaje.

Albaranes de expediente. El formulario de albaranes de expediente propone por defecto toda la información disponible en el expediente para poder generar el albarán transitario posteriormente. Este albarán “intermedio” será el que relacione el expediente con el albarán transitario. Se podrá modificar información que queramos que aparezca en el albarán definitivo.

Para generar el albarán únicamente habrá hacer clic en el botón que hay a la derecha de la casilla de albarán. Automáticamente se generará el albarán y se actualizará.

Albaranes de partidas. Se accede al mantenimiento de la propuesta de albarán de la partida de un expediente.

Cerrar viaje. Opción que realiza el cierre de viaje del expediente. Su función es exactamente la misma que la de la opción de menú “Cierre de viaje”.

Servicios partida. Opción para añadir servicios a las partidas del expediente.

Servicios expediente. Opción para añadir servicios al expediente.

Reparto. Opción que reparte las líneas del expediente entre sus partidas. El reparto se realiza de la siguiente forma:

Primero reparte las líneas de previsión del expediente, para ello coge todas las líneas de previsión que no estén en estado “Repartida”, y las reparte entre las partidas manteniendo su estado original según los criterios de reparto. Las líneas de previsión pasan a tener el estado de “Repartida”. Si la entidad a facturar del expediente es corresponsal se generarán líneas de ventas en las partidas en estado pendiente a partir de las líneas de previsiones.

Con las líneas de ventas hace los mismo, busca las que tienen estado distinto a repartida y según los criterios de reparto la reparte por las partidas manteniendo el estado que tenían en el expediente. Las del expediente quedan en estado “repartida”. Con las líneas de gastos realiza lo mismo que con las de ventas.

Reparto selectivo. Opción que reparte las líneas seleccionadas del expediente entre las partidas seleccionadas. Aparecerá una pantalla donde se muestran todas las líneas de valor a repartir y todas las partidas de dicho expediente. Se podrán seleccionar varias líneas de valor y varias partidas, de tal modo que al pulsar repartir, el proceso de reparto se comportará como si el expediente solo tuviera las líneas de valor seleccionadas y las partidas seleccionadas.

Calcular ventas. Realizará los cálculos de las líneas de ventas de los expedientes y mostrará los resultados en una pantalla, exactamente igual que el calcular previsiones de las partidas.

Calcular previsiones partidas: Misma opción que la anterior pero seleccionando el check de Previsiones.

Incidencias. Abre el mantenimiento de incidencias de la partida.

Generar partidas/entradas.

Cambios del expediente. Se abre el formulario para modificar la entidad y divisa del expediente

Gestionar líneas de previsión. Se gestionan las líneas de previsión de la pestaña de valores.

Orden de transporte. Abre el mantenimiento de Órdenes de transporte del expediente.

Orden de transporte partidas. Se abre el mantenimiento de las Órdenes de transporte de las partidas

Generar entradas. Opción que nos permite generar una nueva partida desde el expediente seleccionado.

Unidad de carga. Se abre el mantenimiento para especificar la unidad de carga asociada al expediente.

Entradas. Se genera un albarán de entrada de almacén y lo abre en su mantenimiento.

Salidas. Se genera un albarán de salida de almacén y lo abre en su mantenimiento.

Crear anticipos a proveedor. Sobre una línea de previsión, se crea un anticipo a proveedor.

Expediciones

Absorber Departamento

Este formulario permite generar un expediente a partir de otro documento que exista guardado, proponiendo los datos que tengan en común. En destino aparecerá el departamento con el que se está trabajando, en este caso expediente de transporte.

En origen aparecerá el departamento del cual se quiere absorber la información, y en referencia el código del documento concreto de ese departamento.

Relaciones de Departamentos. Opción que complementa a la anterior, muestra las relaciones entre departamentos que tiene el expediente. Ya sea como origen de información o como destino. El tipo de relación indica si la relación se ha realizado a través de una absorción o a través de un cargo interno.

Carga internacional. Se abre el mantenimiento de Carga Internacional, explicado en este manual.

Generar dossier. Se genera el dossier al cierre del expediente.

Absorber shipment. Se abre el formulario para absorber el fichero shipment asociado al expediente.

Desbloquear. Desbloquea el expediente en el caso de que esté cerrado.

A continuación, se explican las opciones propias en importación:

Generar albaranes. Permite generar albaranes para las partidas del expediente. Los botones de “Búsqueda” y “Aceptar” permitirán consultar por las partidas del expediente según las condiciones introducidas en las cajas de texto como si de un formulario de consulta se tratara. Una vez con las partidas cargadas en la grid el botón de “Generar” generará un albarán de entrega en este caso para la partida seleccionada. Los botones de “Listar” y “Exportar” nos permitirán listar por pantalla el Albarán seleccionado o exportarlo a un fichero.

Generar albaranes de entrada y  Generar partidas y albaranes de entrada.

En estas dos opciones se abre el mismo mantenimiento para generar, respectivamente, las asociaciones al expediente.

A continuación se explican las opciones propias en exportación:

Asignación partidas /descarga: Opción que la asignación de partidas a expediente y la relación de carga.

Nada más abrir la opción nos aparece un formulario de consulta para que permita traer las partidas del mismo tráfico y sin expediente asignado, al aceptar este formulario se cargará las partidas en la grid inferior. A partir de aquí el funcionamiento es similar al de relación de carga.

Relación de carga. Permitirá agrupar las partidas por descarga. El funcionamiento de esta pantalla es el siguiente. Aparecerán tres grids:

En la grid superior aparecerán las partidas del expediente.

En la segunda grid, aparecerán las descargas. Estas se darán de alta o se modificarán en este punto. Lo normal es que la primera vez estén todas las partidas en la grid superior y se crearán las descargas necesarias, y posteriormente se asignarán las partidas a la descarga que corresponda.

En la grid inferior aparecerán las partidas asignadas a la descarga que tengamos seleccionada.

A medida que se asignen las partidas a cada descarga estas se irán ordenando. Si el orden no se realiza correctamente debido a que se asignan, se desasignan, se eliminan descargas, etc., existe la opción para esta pantalla que será reordenar partidas.

Generar CMR’s. Opción que generará en un proceso interno uno o más CMR’s según las descargas del expediente o los destinos de las partidas.

Regenerar CMRs: Proceso que elimina los CMRs del expediente y los vuelve a generar.

Relación de CMRs: Opción que abrirá el programa de Asignación de CMR, ya comentado anteriormente, con el expediente actual.

Generar partidas desde logística.

FCR.

Etiquetas de partida. Misma funcionalidad que en Partidas.

 

Asignación de partidas a expedientes

Esta opción permite que: seleccionando un expediente, poder asignar o desasignar partidas arrastrándolas de la parrilla inferior a la parrilla superior o viceversa.

Una vez abierto el programa se seleccionar un expediente, para ello se hace doble clic en la caja de texto de “Expediente” o se realiza una validación sobre este campo.

Una vez validado el expediente este cargará sus partidas en la grid o parrilla superior.

Seguidamente para cargar la grid inferior se abrirá un formulario de consulta de partidas donde se podrán añadir condiciones de búsqueda para cargar las partidas sin expediente asignado y con el mismo tráfico que el expediente cargado.

A partir de aquí se realizarán las asignaciones o des asignaciones que se necesiten.

El campo “Carga máxima”, se indicará la carga máxima que tenga asignada si la tiene el medio de transporte del expediente.

El campo “Carga actual”, muestra la suma de pesos de las partidas asignadas.

Asignación de partidas a Expedientes Múltiple

Desde esta pantalla se puede organizar la asignación de Partidas a Expedientes.

Para ello se muestra en la parte superior los Expedientes seleccionados, previamente acotados en la consulta, con fechas de salida y llegada, corresponsal, transportista, junto otros detalles.

En la sección central aparecen las Partidas asignadas al Expediente y en la parte inferior las Partidas pendientes de asignar a un Expediente coincidiendo con el mismo flujo.

Conforme se van asignando las Partidas a los Expedientes, se actualizará la ocupación que tienen las Partidas asignadas en el medio de transporte.

Botón  permite calcular la previsión de gasto de las partidas seleccionadas y asigna el transportista con el menor gasto en la partida como entidad del campo ‘Transportista Nacional’. Nota: Para poder trabajar con dicho botón es necesario parametrizar previamente las entidades a tener en cuenta en el cálculo.

Botón  permite calcular la venta de las partidas asignadas.

Botón permite actualizar el volumen de la partida en base a los valores definidos en la pestaña ‘etiquetas’ en los campos ‘alto’, ‘ancho’ y ‘alto’.

CMR

Esta opción permite el mantenimiento de los CMR. Al abrir la opción preguntará qué CMR’s se quiere ver con un formulario de consulta y selección. Una vez seleccionados, se cargarán en la grid.

La segunda pestaña “Cabecera” mostrará una imagen de los que sería la parte superior de un CMR. Aquí se puede modificar la información del CMR.

La tercera pestaña “Cuerpo”, es donde se cargarán las líneas de mercancía del CMR.

La cuarta pestaña, “Firma”, mostrará una imagen de la parte inferior de un documento CMR. Aquí también se podrá modificar la información, una vez generado el CMR.

Asignación de CMR

Esta opción de menú permite generar CMRs de un Expediente, asignar una partida a un CMR, desasignar una partida de un CMR o eliminar un CMR, Nada más entrar se muestra un formulario de consulta y selección de expedientes.

Cuando se acepta la selección del o de los expedientes deseados se cargará un formulario con las partidas y CMR’s de los expedientes seleccionados. La pantalla estará dividida en cuatro partes. A la izquierda dos árboles (superior e inferior) y a la derecha dos grids o parrillas (superior e inferior). En la grid superior se mostrarán las partidas que no están asignadas a ningún CMR. En la inferior las que ya pertenecen a un CMR. El árbol superior (Nuevo CMR) siempre aparecerá de inicio vacío y el inferior contendrá los CMR relacionados con las partidas de su derecha.

La pantalla tiene una opción “c” = CMR, que abrirá el mantenimiento del CMR seleccionado en el árbol inferior.

Para generar nuevos CMR, se seleccionan partidas de la grid superior y se arrastran al árbol superior (Nuevo CMR). Seguidamente se guarda la información con la tecla (F2) o botón .

Se puede comprobar cómo se crea un nuevo CMR en el árbol inferior y las partidas seleccionadas pasan a la grid de abajo.

Para añadir partidas a CMR existentes, hay que seguir el mismo proceso, pero en lugar de arrastrar las partidas seleccionadas al árbol superior se arrastrarán al inferior, soltándolas justo sobre el CMR en el cual se quieren asignar y grabamos.

Para desasignar una partida de un CMR en concreto hay que ir al árbol de CMRs inferior, situarse en el CMR del cual se quiere borrar la partida, hacer clic en el símbolo de + y comprobar sus partidas, se selecciona la partida y se elimina (Ctrl. + Supr.) y botón después se graba.

Para eliminar un CMR, se repite el proceso de la desasignación hasta dejar el CMR sin ninguna partida. Una vez hecho esto grabar.

A la hora de realizar la asignación de una partida a un CMR o la creación de un nuevo CMR se debe tener en cuenta, cómo el programa agrupa las partidas para incluirlas todas en un mismo CMR, según esto se tendrán distintos niveles de agrupación:

  • Partidas con misma descarga siempre generan un mismo CMR.
  • Partidas sin descarga, pero con el campo TIE (ttraintexj) = “L” y misma dirección de descarga o descarga a nulo también generan un mismo CMR
  • Partidas sin descarga con el campo TIE (ttraintexj) = “L” y distinta dirección de descarga generan un CMR cada una.
  • Partidas sin descarga y con el campo TIE <> “L” y con mismo corresponsal generan un mismo CMR, sino generará un CMR cada partida.

A la hora de generar los CMR se distingue sí el CMR tiene una partida o más de una. Para arrastrar datos del expediente o de las partidas. Hay campos en los que esta diferenciación no se hace, por ejemplo; en la casilla 21 la fecha siempre será la fecha de salida del expediente.

Para que el CMR se numere necesita que exista un numerador. El código del numerador lo va a buscar a la tabla de valores fijos, por defecto es “CMR”. Así que el código del numerador debería llamarse también “CMR”.

La búsqueda de las direcciones de entidades y de la división la hace primero por un nuevo tipo de dirección CMR, que se capturará del valor fijo aebTipoDireccionCMR, y si no encuentra utilizará la dirección Fiscal.

Parámetros cuenta mitad

En este mantenimiento se indica por Concepto e Incoterm que tipo de cálculo se realiza a la hora de generar la cuenta a mitad.

Cuenta a mitad

Esta opción permite llevar el control de los beneficios o pérdidas que existen respecto a un corresponsal concreto y para un expediente. Se podrán generar tantas cuentas a mitad de un expediente como corresponsales diferentes tienen las partidas del expediente.

Antes de empezar con cada una de las pestañas, ver que en la primera únicamente se muestran los registros de Cuenta a mitad cargados en ese momento. En la parte superior, siempre estará disponible la información básica de la cuenta y en la parte derecha, enmarcado con valores, mostrará el resumen y totales de la Cuenta a Mitad una vez realizada.

En la pestaña de definición mostrará la información propia de la Cuenta a mitad, Corresponsal, Expediente, Tipo, Estado, etc. El tipo de cuenta es importante ya que de ello dependerá el tipo de cálculo. Cuando sea integral se utilizarán para el cálculo las tarifas de las partidas, en caso de ser Pool se utilizará una tarifa específica para Cuenta Mitad introducida como un valor fijo.

En la pestaña de partidas es donde se cargarán las partidas del expediente. Por defecto esta pestaña siempre estará vacía la primera vez. El usuario se encargará de cargar la grid presionando el botón de “Traer partidas” o “Traer partidas + Calcular”. A la hora de cargar las partidas también se pueden elegir si se quieren traer todas o sólo las que cumplan unas determinadas condiciones.

El botón calcular realiza los cálculos pertinentes según sea el tipo de cuenta Pool o Integral, y rellenará con los resultados los cuatro campos de valor.

  • Ingresos Nacionales
  • Ingresos Corresponsal
  • Gastos Nacionales
  • Gastos Corresponsal

Estos campos además de calcularse, se pueden editar, así que se puede modificar el valor que se desee.

Traer líneas de venta

Este botón recoge de las partidas asignadas al expediente de la cabecera, las líneas de ventas cuya entidad sea la entidad de la cabecera de las partida (Facturar a ) y trae el importe en divisa base a la columna de Ingreso nacional.

En la pestaña de resultado, se muestra un resumen de todos los valores de la cuenta a mitad por partida, y un campo de rendimiento que indicará el resultado de todos los ingresos menos todos los gastos de la partida.

Por último, en la última pestaña, llamada Otros Cargos, aquí se introducen cargos no reflejados en las partidas y que deban ser contabilizados en la cuenta a mitad.

Opciones de cuenta a mitad

Calcular: Realiza el cálculo de la cuenta mitad y actualiza las casillas de resumen.

Traspaso a partidas: Esta opción reparte los resultados de la cuenta a mitad entra las partidas del expediente.

Cierre cuenta mitad: Realiza el cálculo de la cuenta mitad y la deja en estado cerrada para no poder volver a modificarla.

 Generar cargo / abono: Según el resultado de la cuenta mitad genera un cargo o un abono en el expediente de la cuenta a mitad. El concepto de este cargo o abono deberá ser distinto a los repartidos en las partidas, vendrá a ser la parte fiscal del reparto de las partidas, lo que se facturará.

 Esta opción recoge del expediente seleccionado el valor del campo ‘Coste camión’ de la cabecera del expediente, y divide el peso tasable del corresponsal del expediente obteniendo un valor €/100kg.

Posteriormente se multiplicará el valor calculado por el peso tasable (por centenas) de cada partida, asignando ese gasto a las líneas de las partidas. La distribución de los valores entre gasto corresponsal (Portes pagados) o a Nacional (Portes debidos) se realiza en una plantilla.

Se deberá informar en el valor fijo ttePlantillaPoolVariable el nombre de la plantilla.

Informe cuenta mitad: Mostrará en formato para impresora un resumen de la cuenta a mitad.

Cierre de viaje

Nada más abrir esta opción aparece un formulario de consulta y selección de expedientes. Aquí se indica el número de expediente que se desea cerrar.

Al aceptar se carga la siguiente pantalla.

En esta pantalla se realizará el cierre del viaje, su funcionamiento es sencillo. Se seleccionan los expedientes que se quieren cerrar y se clica en el botón de “Cerrar Viaje”. Este proceso reparte las líneas de previsiones del expediente entre sus partidas.

Cierre de expediente

Esta opción además de realizar el cierre del expediente también muestra información sobre las líneas de valor expediente y sus partidas.

Nada más ejecutar la opción aparece un formulario de consulta de expedientes como en el cierre de viaje. Se selecciona los expedientes que se quieren ver o cerrar y se acepta. Se muestra es lo siguiente:

Esta pantalla consta de dos grids, una superior donde se muestran los expedientes con los valores totalizados de sus partidas como campos del propio expediente. Además, esta grid superior tiene una sub-grid donde se muestra la información de las líneas de valor propias del expediente agrupado por concepto.

En la grid inferior se muestra el detalle por conceptos de las líneas de valor de las partidas del expediente seleccionado en la grid superior.

Si se clica en el botón de “Cerrar Expediente”, se genera un reparto de todas sus líneas sobre sus partidas según los criterios de reparto. Las líneas de expediente quedan en estado “Repartida” y el expediente en estado “Cerrado”.

Albaranes transitarios (Recogida y entrega)

Esta opción muestra el albarán que se habrá generado desde una partida o expediente. Normalmente la generación del albarán se hará desde procesos internos desde las partidas o expedientes, pero también se pueden introducir manualmente. Esta opción permite darlos de alta y modificarlos.

La primera pestaña, “Albaranes”, muestra una grid con los albaranes que se tenga cargados en ese momento.

La segunda pestaña, “Principal”, será la que contenga la información básica del albarán. Aquí se asignan tanto el expedidor como el destinatario pudiendo modificar, sólo para el albarán su descripción o nombre. Sus direcciones se cargarán en la siguiente pestaña. En esta pestaña también se cumplimenta la información relativa al transportista y a la mercancía.

Por último en la tercera pestaña, “Ampliación”, muestra la información referente a las direcciones del expedidor y destinatario de la partida. Las direcciones que se arrastren aquí, su tipo, estará contemplado en un valor fijo propio para el albarán, si no lo encuentra la dirección que mostrará por defecto siempre será la de tipo ‘FISCAL’.

Opciones de los albaranes

Modificar albarán: Un albarán según su estado puede estar bloqueado. Esta opción permite retornarlo al estado de editable.

Sugerir destinatario: Esta opción muestra un formulario de consulta y selección de entidades y sólo traerá las entidades con las que ha trabajado el expedidor.

Absorber departamento. Véase en opciones de Partida.

Relaciones de departamentos. Véase en opciones de Partida.

Relación con partidas. Muestra un formulario con dos grids una que nos muestra las partidas relacionadas con el albarán y otra con los conceptos de cada una de estas partidas. El botón de Calcular no calculará los valores abajo indicados de las partidas seleccionadas y mostrará un total.

Direcciones. Véase en opciones de Partida.

Consulta de rendimiento

Esta opción del menú muestra un resumen de las líneas de valor de las partidas seleccionadas. Nada más abrir la opción aparecerá un formulario de consulta, que permitirá seleccionar las partidas según unas condiciones.

Una vez cargadas las partidas la vista será la siguiente:

En la parrilla superior aparecerá la relación de partidas que se ha cargado con sus totales de ventas, gastos y previsiones. Al hacer doble clic en la partida se cargará la lista de resumen de los conceptos de la partida seleccionada.

La parte inferior de la pantalla estará dividida en dos grids, la de la izquierda mostrará las facturas de ventas donde aparece el concepto seleccionado. Si se hace doble clic en sobre la factura se abrirá la opción de “Consulta de facturas” con la factura seleccionada.

La grid de la derecha informará de las facturas de proveedor que han utilizado el concepto seleccionado. Al hacer doble clic sobre el registro se abrirá la opción de “Facturas de proveedor” con la factura seleccionada.

Relación Albarán / Partida

Esta opción muestra una relación de los albaranes transitarios que no están relacionados con ninguna partida, es decir, que se crean antes que las partidas. El botón de “Albarán” muestra el Albarán transitario seleccionado.

El botón de “Partidas” muestra una ventana con las partidas cuya dirección de recogida coincida con la dirección de recogida del albarán.

Las partidas seleccionadas modificarán los valores del albarán con la suma de los pesos y bultos de la o las partidas. En esta nueva ventana habrá un botón de “Calcular” que calculará el coste del albarán, con los nuevos valores aportados por las partidas. El botón “Aceptar”, repartirá entre las partidas seleccionadas el coste del albarán.

Propuesta de seguro

Mantenimiento para generar la propuesta de seguro a la partida.

Se pueden generar los informes de Certificado de Seguro, Certificado de seguro para la compañía y Certificado de seguro para la compañía DIR.

Carga Internacional

Opción de menú que crea el documento de Carga Internacional, este documento será independiente al expediente y servirá para que el transportista internacional realice recogidas previas al envío para aprovechar el viaje. Este documento será único por camión internacional y podrá tener más de una dirección de recogida.

La primera pestaña, “Lista de cargas”, muestra la relación de documentos que se hayan cargado.

En la segunda pestaña, “Carga”, se crea una alta nueva o se modifica la información del documento. Esto se hace en las cajas de texto. Luego, sobre la grid, que se podrá editar, se indican las direcciones de recogida que se necesitan.

El botón de  abre una pantalla con una grid que permite entrar comentarios sobre el documento de carga actual.

 Opciones de Carga Internacional

Listado de carga internacional: Esta opción muestra en formato para imprimir el documento de carga internacional activo, el listado es el mismo que en la opción de menú “Documento instrucciones carga internacional” que a continuación se muestra.

Expediente único

Esta opción muestra el mantenimiento del expediente único, cuya función es agrupar o tener relacionadas diferentes gestiones técnicas (partidas, expedientes, dossier) y poder acceder a ellas desde el propio mantenimiento.

Pestaña “Cabecera”

Pestaña principal donde se editan las líneas del expediente único en una subgrid, donde se introducirá información referente a la mercancía.

Pestaña “Departamentos”

La pestaña “Departamentos” nos informará de todas las operaciones asignadas al Expedientes Único, también se podrán insertar registros nuevos para asignar operaciones existentes al Expediente único seleccionado.

Opciones de expediente único

Relación de gestiones técnicas futuras. Esta opción indicará qué departamentos serán los que agrupe el expediente único actual. Su función es meramente informativa, es una guía para cada expediente único.

Gestiones técnicas. Esta opción nos indicará qué gestiones técnicas tenemos asignadas a nuestro expediente único. La asignación se realizará en cada una de las gestiones técnicas. Por ejemplo, las partidas cada una tendrán un campo Expediente único donde se le indicará a cuál pertenece.

Valores. Esta opción muestra todas las líneas de valores de todas sus gestiones técnicas, y las presenta en las cuatro pestañas típicas de las líneas de valor de cualquier gestión técnica (Previsiones, Ventas, Gastos, Resumen).

Tracking. Véase la opción en Partida.

Calcular ventas. Esta opción del expediente único realizará el cálculo de todas las líneas de ventas de todas sus gestiones técnicas. El resultado se mostrará en una ventana que indicará si el proceso se ha realizado correctamente o ha habido algún error.

Crear unidades de facturación. Véase la opción en Partida.

Unidad de facturación por cliente. Se abre el mantenimiento para personalizar las unidades de facturación por cliente.

Modificar expedientes. Opción para modificar los datos del expediente en estado diferente de Abierto.

Parámetros de partida

Esta opción de menú sirve para dar de alta parámetros que luego las partidas según unas condiciones utilizarán para rellenar campos propios de la partida. La partida al validar el tráfico o la división realizará una consulta por tráfico, división y flujo sobre esta tabla, y si encuentra registros en los parámetros arrastrará el Puerto, el Almacén lógico y el Corresponsal a la partida.

 

Cálculo masivo de ventas y previsiones

Esta opción de menú permite realizar el cálculo de ventas, previsiones o ambos. Al abrir aparece un formulario de consulta y selección que permitirá elegir las gestiones técnicas de un departamento en concreto.

Una vez cargados los registros, en este caso partidas, se elige qué se quiere calcular; líneas de ventas, de previsiones o ambas.

Si se elige líneas de previsiones o ambas, se especificará con qué proveedor se quiere que generar las nuevas líneas. Si únicamente se generan líneas de ventas, el proveedor no será necesario. Si se marca la casilla de verificación “Si existe el concepto en líneas no se incorpora”, no se generarán líneas con conceptos repetidos, es decir que si el cálculo crea conceptos que ya existen en las partidas estos no los generará.

Asignación de hitos a varias partidas

Mediante un formulario de selección, se selecciona el expediente para visualizar las partidas asociadas a las que se quieren asignar los hitos.

 

Fecha última modificación: febrero 29, 2024 por Andreu Camps