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Visión General
En este módulo “FACTURACIÓN” se encuentran los programas para gestionar la gestión de facturación de _b first. Sería un duplicado de los módulos de facturación de transportes y de aduanas, pero ahora dirigidos al departamento de administración para poder realizar facturas, gestionarlas e imprimirlas.
Por otro lado se generan también algunos diarios de consulta de las facturaciones.
Los siguientes diagramas permiten ver el funcionamiento de este módulo y su relación con el funcionamiento global de _b first.
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Ciclo de programas
Unidades de facturación
En esta opción se podrá introducir unidades de facturación para poder facturar sin tener que introducir una partida, dossier, etc.
Para ello se abre la ventana siguiente. En la pestaña Uds. facturación se introducirán los datos de cabecera.
En la pestaña Líneas se introducirán los datos correspondientes al concepto, importe divisas, tipo de impuesto, etc.
Al grabar los datos, la aplicación asignará el número de unidad de facturación
Cuando nos encontramos en esta opción, tenemos dos accesos directos:
Importar unidades de facturación. Esta opción permite importar unidades de facturación de una hoja de cálculo Excel.
Replicar. Esta opción permite replicar la unidad de facturación que seleccionemos. Indicándole la clasificación de la transacción. Se indicará la clasificación de la transacción.
Cambiar estado. En esta opción se cambiará el estado de la unidad de facturación a Prefactura. Al acceder se pide la contraseña
Calcular factura. Con esta opción se podrá calcular o calcular y gestionar la factura de las unidades de facturación seleccionadas.
Condiciones de pago. En esta opción se podrá consultar las condiciones de pago de la unidad de facturación.
Condiciones de facturación. Desde esta opción se podrá consultar las condiciones de facturación de la unidad.
Desde informes existe la opción de imprimir la unidad de facturación.
Cálculo de facturas
Esta opción realiza el cálculo de la factura a partir de las unidades de facturación creadas en las áreas de aduanas, transporte, logística, etc. y seleccionados aquí.
Para ello se abre la ventana de búsqueda de unidades de facturación:
Donde se seleccionan las unidades de facturación por cualquiera de los campos habilitados para ello.
Una vez seleccionadas las unidades de facturación, se abre una ventana como sigue:
En esta ventana aparecen listadas todas las unidades creadas, lo que permite la selección de la unidad que se deseen facturar.
El programa solicita la clasificación de la factura que se va a realizar (para obtener el número de factura y el tipo de factura) y permite que se tome por defecto la clasificación que se ha introducido en el momento de crear la unidad de facturación. Permite la introducción de la fecha de la factura. Además se podrá utilizar los botones Seleccionar todo y Deseleccionar todo para realizar más de una factura.
Si se marca el check de Gestionar, entonces se debe indicar el Diario contable y los datos necesarios para la gestión de las facturas calculadas.
El botón Facturar procede al cálculo de la factura seleccionada.
El botón Cancelar cierra la ventana cancelando el proceso. Una vez realizado el proceso con éxito, el programa abre la ventana siguiente:
Que presenta información de todas las facturas que se han calculado, con el número de la misma y demás información relevante. En el caso de haber indicado que también se gestionen las facturas calculadas la ventana de resultado muestra un resumen de los asientos generados y los efectos de cartera.
Así mismo, se podrá imprimir la factura desde el botón Imprimir factura o enviar por correo electrónico desde el botón Enviar factura con el formato del documento de impresión deseado y que se podrá seleccionar en el combo:
Si se ha calculado más de una factura, en esta ventana aparece la lista de todas las facturas que se han procesado.
Existe un mantenimiento alternativo, vía parametrización, que muestra una pantalla de resultados diferente.
Este mantenimiento, muestra, además de los datos básicos de la factura, si la factura es agrupada o no, si se genera en papel, Excel, el Email del destinatario, si la factura se ha impreso / enviado, el estado del trámite, que muestra información de la gestión que se esté realizando de la factura y si se adjunta la UNFA en el envío de la factura.
Consulta de facturas
Desde esta opción se podrá realizar la consulta de las facturas. Para ello se abre la ventana siguiente:
Desde la pestaña Facturas se podrá consultar los datos de la cabecera de facturas.
Desde la pestaña Ampliación se podrán consultar los datos a de envío e impresión de facturas. Se ha añadido un nuevo recuadro ‘Datos SII’, con los campos necesarios para el tratamiento de los envíos de facturas emitidas en el SII. Serán visibles siempre que la empresa se acoja al sistema SII.
Desde la pestaña Líneas se podrán consultar los datos a nivel de líneas de facturas.
Desde esta opción, existen diferentes accesos directos:
Direcciones. Donde se podrá cambiar la dirección de envió para ésta factura en concreto.
Datos fiscales. Donde se podrá cambiar la dirección fiscal del cliente para ésta factura en concreto
Importes factura. Donde se podrán consultar los importes de la factura en divisa base y en la divisa de la factura
Asiento factura. Donde se podrá consultar el asiento contable en el caso de que el estado de la factura sea “Gestionado”
Efectos factura. Donde se podrá consultar el efecto(s) generado(s) en el caso de que el estado de la factura sea “Gestionado”
Mostrar orígenes. Donde se podrán consultar el origen de la factura.
Ver anticipos. Donde se podrán ver los anticipos cancelados con esta factura
Anticipos cliente. Donde se podrá consultar los anticipos pendientes realizados por el cliente. Se abrirá la siguiente ventana:
Cancelar anticipos. Donde se podrán cancelar los anticipos realizados por el cliente.
Cláusulas IVA. Desde esta opción se podrán aplicar cláusulas de IVA.
Generar eFactura. Desde esta opción se podrá generar una factura electrónica, la efactura.
Envío automático de facturas y DUA. Desde esta opción se podrá generar de forma automática el envío de facturas y DUA.
Impresión. Donde se podrá imprimir el documento factura que esta seleccionado.
Generación masiva de unidades de facturación
Esta opción realiza la generación de unidades de facturación seleccionando el origen de las mismas. Para ello se abre la ventana siguiente:
Donde se selecciona el departamento origen de las unidades de facturación que se van a generar, fecha de inicio y fin de la selección, así como división y cliente.
En la pestaña Ampliación, se podrá ampliar nuestra búsqueda, eligiendo por condición de facturación, por concepto, por entidad o fecha de movimiento.
Una vez seleccionadas, se abre una ventana como sigue:
Es esta ventana aparecen listadas todas las referencias seleccionadas y sus líneas de ventas pendientes de facturar.
El programa solicita la clasificación de la unidad de facturación que se va a realizar, para poder obtener el número de unidad de facturación.
Permite la introducción de la fecha de emisión.
Además, se podrá utilizar los botones Seleccionar todo y Deseleccionar todo para realizar más de una factura.
El botón Generar procede al cálculo de la factura unidad de facturación.
Si se activa el check en facturar se habilitará el campo clasificación factura y poniendo el check en Gestionar se habilitará el campo Diario.
Después de seleccionar las líneas deseadas y pulsar Generar la aplicación indicará si el proceso se ha realizado correctamente e indicará el número de unidad de facturación que se ha generado.
Nota:
Existe un mantenimiento alternativo para el resultado de las facturas, este se activa a través de parametrizaciones.
Valores fijos que intervienen: afaMostrarResultadosdeffac (S)
AfaResultadoRPTUnfa (Ruta correcta)
AfaPermitirImprimirUNFAS (S)
AfafrmAfaResultadoDefFac_ImpresionLocaldocumentos (S)
La opción asignar proyecto, permite asignar las líneas seleccionadas a un proyecto en concreto, cambiando también este dato en el campo proyecto la pestaña ampliación de las partidas de transporte.
Generación masiva de unidades de facturación directo
Esta opción realiza la generación de unidades de facturación de forma masiva, seleccionando el origen de las mismas y las fechas. Esta opción es para grandes volúmenes y no se mostrarán las líneas de ventas pendientes.
Para ello se abre la ventana siguiente:
Al pulsar Aceptar se abrirá la ventana siguiente, y al pulsar Generar, se generarán todas las unidades de facturación pendientes, que cumplan las condiciones de selección anteriormente indicadas.
Retroceso de unidades de facturación
Esta opción realiza el retroceso de unidades de facturación, siempre que no se encuentren calculadas facturas a partir de estas unidades.
Para ello se abre la ventana siguiente:
Aquí seleccionamos las unidades de facturación Una vez seleccionadas, se abre una ventana como sigue:
En esta ventana aparecen las unidades de facturación seleccionadas con información relevante para realizar el proceso de retroceso. Con lo que la unidad se borra y las líneas del departamento origen pasan a estado pendiente.
Se podrá utilizar los botones Seleccionar todo y Deseleccionar todo para realizar el retroceso de más de una factura.
El botón Retroceder procede al retroceso de la unidad de facturación seleccionada. Una vez retrocedida la UNFA se muestra la siguiente ventana.
Cálculo de facturas directo
Esta opción realiza el cálculo de facturas de forma masiva a partir de las unidades de facturación creadas en las áreas de aduanas, transporte, logística, etc.
Esta opción es para grandes volúmenes y no se mostrarán las líneas de unidades de facturación. Para ello se abre la ventana siguiente:
Al pulsar Aceptar se abrirá la ventana siguiente, y al pulsar, Facturar se generarán todas las facturas pendientes, que cumplan las condiciones de selección anteriormente indicadas.
Retroceso de facturas.
Esta opción realiza el retroceso de facturas calculadas, siempre que no se encuentren gestionadas.
Para ello se abre la ventana siguiente:
Donde se seleccionan las facturas que se necesitan retroceder por cualquiera de los campos habilitados para ello.
Una vez seleccionadas las facturas, se abre una ventana como sigue:
En esta ventana aparecen las facturas seleccionadas con información relevante para realizar el proceso de retroceso. Con lo que la factura se convierte de nuevo en una unidad de facturación pendiente de facturar.
Se podrán utilizar los botones Seleccionar todo y Deseleccionar todo para realizar el retroceso de más de una factura.
El botón Retroceder procede al retroceso de la factura seleccionada.
Si se activa la opción Retroceder UNFA retrocederá automáticamente la unidad de facturación de esta factura.
Gestión de facturas.
Esta opción realiza el proceso de gestión de facturas. Para ello se abre la ventana siguiente:
Donde se seleccionan las facturas por cualquiera de los campos habilitados para ello.
Una vez seleccionadas las facturas, se abre una ventana como sigue:
Es esta ventana aparecen las facturas seleccionadas con información relevante para realizar el proceso de gestión. Debemos introducir el diario al que vamos a asignar el asiento generado, la fecha del mismo, el número de documento asignado y nos proporciona la posibilidad de hacer un asiento por factura seleccionada o un asiento único por todas.
Se podrá utilizar los botones Seleccionar todo y Deseleccionar todo para realizar el retroceso de más de una factura.
El botón Gestionar procede a gestionar la factura seleccionada.
El botón Cancelar cierra la ventana cancelando el proceso.
Una vez realizado el proceso, se abre una ventana como sigue
Donde está la información del asiento generado por el proceso de gestión, la fecha del asiento e información de los efectos generados.
Se ha mejorado el funcionamiento para que permita más de una dirección de correo electrónico en el campo de correo.
Existe un mantenimiento alternativo, vía parametrización, que muestra una pantalla de resultados diferente.
Este mantenimiento, muestra, además de los datos básicos de la factura, si la factura es agrupada o no, si se genera en papel, Excel, el Email del destinatario, si la factura se ha impreso / enviado, el estado del trámite, que muestra información de la gestión que se esté realizando de la factura y si se adjunta la UNFA en el envío de la factura.
Abono de facturas total
Esta opción realiza el proceso de abono de facturas.
Para ello se abre la ventana de Selección de facturas:
Donde se seleccionan las facturas que se deseen abonar por cualquiera de los campos habilitados para ello.
Una vez seleccionadas las facturas, se abre una ventana como sigue:
Se muestra el cuadro ‘Datos SII’ con los campos ‘Tipo factura rectificativa’ con valor ‘I’ por defecto y ‘Tipo factura’ con valor R1.
Es esta ventana aparecen las facturas seleccionadas con información relevante para realizar el proceso de abono. Se indicará la clasificación y la fecha de factura.
Se podrá utilizar los botones Seleccionar todo y Deseleccionar todo para realizar el abono de más de una factura.
El botón Abonar procede a abonar la factura seleccionada.
El botón Cancelar cierra la ventana cancelando el proceso.
Si se marca este check, 
se indicará que debe recalcular el vencimiento, en caso contrario, respetará el vencimiento de la factura origen del abono.
Si se marca este check, 
se indicará que debe crear las líneas de venta en estado PENDIENTE.
Si se marca este check, 
se indicará que debe crear las líneas de venta en estado UNFA. Si se marca este check,
se indicará que si la factura ya está rectificada, anule la original y todas las rectificativas realizadas.
Una vez realizado el proceso, se abre una ventana como sigue:
Donde se visualiza la información del abono generado.
Abono de facturas parcial
Desde esta opción se podrá realizar abonos parciales de una factura en estado “Gestionado”. Para ello se abre la ventana siguiente:
Una vez seleccionada la factura, se abrirá la siguiente ventana:
Se muestra el cuadro ‘Datos SII’ con los campos ‘Tipo factura rectificativa’ con valor ‘I’ por defecto y ‘Tipo factura’ con valor R1.
Aquí se indicará si se desea utilizar la misma clasificación para la generación del abono en las facturas y en las unidades de facturación. Si se marca el check de Detallado, se podrán ver todas las líneas de la factura.
Seleccionando una de las líneas de la factura que tengan origen de departamento y pulsando Generar se generará un abono por el total de la línea.
Parámetros documento factura
Desde esta opción se podrá definir los parámetros del documento factura por entidad, tipo de periodicidad, idioma, número de copias, impresora, etc.
Volcado de facturas.
Desde esta opción se podrá realizar el volcado a un fichero XML de las facturas seleccionadas.
Para ello se abre la ventana siguiente:
Una vez seleccionadas las facturas, se mostrará la siguiente ventana:
Al grabar mediante la opción o F2 esta selección se abrirá una ventana donde se indicará el nombre y la ubicación donde se dejará el fichero generado:
Comentarios a facturas por país/entidad
Desde esta opción se podrán crear comentarios por país y entidad para posteriormente imprimirlos en las facturas.
Para ello se abre la ventana siguiente
Donde se podrán insertar los comentarios correspondientes para un país determinado y opcionalmente para una entidad determinada.
Cálculo masivo de cargos internos.
Desde esta opción se podrán generar cargos internos de forma masiva contra una referencia, (partida, dossier, expediente, etc.) desde un departamento de origen a otro de destino.
Se mostrará una ventana de selección para buscar las líneas de venta en estado pendiente, que se deseen generar cargos internos.
Una vez seleccionado el origen de las líneas de venta, se deberá indicar el departamento de destino, la referencia a la que se quieren imputar los gastos y el ‘Diario’.
En el caso de que además también se requieran generar líneas de venta en
destino, deberá marcarse el check de 
.
Si se desea mantener la fecha de origen del movimiento seleccionado, deberá marcarse el check de 
, de lo contrario la fecha que aparecerá por defecto será la indicada en el campo 
.
En la parte central de la ventana, se podrán ver las líneas previamente seleccionadas en origen, mostrándose a su vez en la parte inferior de la ventana, el detalle de los valores de venta de cada una de ellas.
Para seleccionar las líneas deseadas, se usarán los siguientes botones de Seleccionar todo y Deseleccionar todo.
Una vez seleccionadas las líneas, se generarán los cargos internos correspondientes a través el botón de Generar cargos.
Partidas
Desde esta opción se podrá consultar todas las partidas introducidas, independientemente del tráfico o flujo que tengan. Para las opciones de búsqueda, se podrá seleccionar tanto detalles propios de la partida o sus valores, como su vinculación con aduanas-mercancía.
Se habilitarán las siguientes opciones
Expedientes
Desde esta opción se podrá consultar todos los expedientes introducidos en el programa, independientemente de su origen. En las opciones de búsqueda se podrá seleccionarlos tanto por los datos propios del expediente, cómo por los contenedores afectados.
Dossier
Desde esta opción se podrá consultar todas los Dossiers introducidos en el programa. En las opciones de búsqueda se podrá buscar por los campos principales, como por los de ampliación.
Documentos
Documento factura expediente único agrupado.
Esta opción realiza el proceso de pre-visualización e impresión del documento de factura donde se mostrará la información del expediente único agrupado.
Para ello se abre la ventana de selección siguiente:
Informe líneas de venta albarán.
Desde esta opción se podrá solicitar un listado de las líneas de venta de cada albarán.
Al seleccionar los parámetros de búsqueda y pulsar aceptar, se obtendrá el siguiente informe:
Informe operaciones pendientes de facturar
Esta opción realiza el proceso de previsualización e impresión del documento de operaciones pendientes de facturar.
Para ello se abre la ventana de selección siguiente:
Al seleccionar los parámetros de búsqueda y pulsar aceptar, se obtendrá el siguiente informe:
Documento factura general
Esta opción realiza el proceso de previsualización e impresión del documento factura general.
Para ello se abre la ventana de selección siguiente:
Al seleccionar los parámetros de búsqueda y pulsar aceptar, se obtendrá el siguiente informe:
Documento unidad de facturación.
Esta opción realiza el proceso de pre-visualización e impresión del documento de unidades de facturación.
Para ello se abre la ventana de selección siguiente:
Donde se seleccionan las unidades de facturación que se desean imprimir. Una vez realizada la selección, aparece una vista preliminar del documento para su posterior impresión.
Informe de ciclo de maduración.
Desde esta opción se podrá disponer de un listado donde se podrá ver el ciclo de un dossier, partida de transporte, albarán de distribución, etc., desde la fecha de apertura, la fecha de facturación y la fecha de cierre operativo.
Para ello se abre la ventana siguiente:
Una vez realizada la selección, se mostrará el siguiente listado:
Diario de efectos
La opción genera un diario de efectos. Se abre una ventana de selección:
Después de realizar la selección y definir el formato, se abre una ventana con la vista previa del documento:
Diario ventas
La opción genera un diario de ventas. Se abre una ventana de selección:
Después de realizar la selección y definir el formato, se abre una ventana con la vista previa del documento:
Documento de factura.
Esta opción realiza el proceso de pre-visualización e impresión del documento de factura.
Para ello se abre la ventana de selección siguiente:
Donde se seleccionan las facturas que se desean imprimir.
Una vez realizada la selección, nos aparece una vista preliminar del documento para su posterior impresión.
E-factura
La aplicación _b first permite la confección de la e-factura para aquellas entidades que así lo requieran.
El proceso de generación se llevará a cabo en la opción ‘Gestión de facturas’.
Para ello, previamente, se deberán haber realizado las indicaciones necesarias, a nivel de entidades que solicitan la e-factura y a nivel de división que genera e-facturas.
A nivel de entidad, tal como está indicado en el manual ‘Administración –Terceros’, se deberá marcar el campo 
del formulario de ‘Entidades’ para aquellas entidades que se desee emitir este tipo de facturas.
A nivel de división, tal como está indicado en el manual ‘Administración – Entorno’ se deberá indicar la ruta donde la aplicación _b first dejará los ficheros ‘PDF’ y ‘XML’ y la normativa de países a aplicar.
